Generalforsamlinger

2018.01.23

Referat fra Pans generalforsamling tirsdag den 23. januar kl. 19.30 på Silistria.

Årets generalforsamling blev indledt med et af arrangementsudvalgets traktementer med diverse lækkerier og et glas vin.

Dagsorden ifølge vedtægterne:

  1. Valg af dirigent
  2. Formandens beretning
  3. Forelæggelse af det reviderede regnskab. Det reviderede regnskab vil være fremlagt på Silistria senest en uge før generalforsamlingen.
  4. Behandling af indkomne forslag. Medlemmers forslag, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest 8x24 timer før generalforsamlingens start.
  5. Fremlæggelse af budget og eventuel kontingentfastsættelse for det kommende år.
  6. Valg af formand (i ulige år).
  7. Valg af kasserer (i lige år). Kell Sønnichsen er på valg (modtager genvalg)
  8. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf. § 6. Kent Lodberg og Ulrik Johansen er på valg.
  9. Valg af suppleanter.
  10. Valg af revisor. Jan Thomsen er på valg.
  11. Eventuelt

·        Uddeling af Pan-Præstationen

·        Debat om hvilke krav, klubben kan stille til medlemmerne – og hvad medlemmerne kan forvente af klubben.

Mht. punkt 4 har bestyrelsen et forslag til ændring af klubbens love. Baggrunden er et ønske om at flytte regnskabsåret, så det flugter kalenderåret. Det giver i flere sammenhænge en nemmere administration. Ændres klubbens regnskabsår, vil regnskabsåret 2018 omfatte perioden fra 1. november 2017 til 31. december 2018.

Forslag:

  • I § 1 ændres ”Århus kommune” til ”Aarhus kommune”.
  • I § 3 ændres ”Danmarks Idræts-Forbund” til ”Danmarks Idrætsforbund”.
  • I § 5 ændres 2. punktum til "Når et medlem er kommet i kontingentrestance med mindst 2 måneder eller har pådraget sig anden gæld til klubben, ...." Det er fristen på 2 måneder, der er ændringen fra tidligere 3 måneder.
  • I § 7 ændres 1. punktum til: ”Klubbens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.”
  • I § 10 ændres ”inden udgangen af januar måned” til ”inden udgangen af marts måned”.

 

Referat

Ad. 1   Finn Hother blev valgt som dirigent og kunne erklære Generalforsamlingen for lovlig ifølge vedtægterne. Der var ved generalforsamlingens start 34 fremmødte stemmeberettigede.

Ad. 2   Formanden gennemgik årets vigtigste begivenheder og gav et kortfattet resume af udvalgenes beretninger. Alle beretningerne fra udvalgene samt formandens egen beretning kan læses via dette link:  http://okpan.dk/web/images/Beretning%202017.pdf

Formanden fremhævede, at vi igen i år vandt divisions finalen, dog under et vist pres. Af øvrige markante emner fra året blev nævnt vores nye klubtrænere, ny kollektion af klub tøj, stort indkøb af nye postenheder og stativer. Desuden kunne bemærkes en let nedgang i klubbens økonomi, som dog kan begrundes i bl.a. stigende fee’s til DOF og en reduktion af antallet af Femina løb i 2017.

Et stort anliggende i 2018 vil være forberedelserne hen mod afholdelse af JWOC i 2019 i samarbejde med Silkeborg.

Formandens beretning blev taget til efterretning uden yderligere bemærkninger.

Ad. 3   Kassereren gennemgik regnskabet for 2017.

Fra forsamlingen blev der kommenteret på hensættelser til eliten. Dette blev forklaret med,  at der er foretaget en opsparing af midler til kendte fremtidige udgifter.

Regnskabet blev herefter godkendt.

(Regnskabet kan ses ved at trykke her)

Ad. 5   Budgettet blev gennemgået post for post med bemærkninger til afvigelser fra sidste år. Det blev konstateret, at det nuværende underskud på balancen ikke er holdbart i længden.

Budgettet blev herefter taget til efterretning uden yderligere kommentarer.

(Budgettet kan ses ved at trykke her)

Ad.4   Der var ikke kommet forslag fra medlemmerne.

Bestyrelsen havde fremsat forslag om ændring af vedtægterne. Dels blev der foreslået enkelte ændringer af sproglig karakter, dels en ændring af klubbens regnskabsår, så dette kommer til at følge kalenderåret. Desuden blev foreslået ændring af sanktions grænsen fra 2 til 3 måneder ved restance til klubben.

Forslagene blev godkendt enstemmigt, men da der er tale om vedtægtsændringer og der ikke var mere end 34 fremmødte medlemmer, skal forslaget vedtages ved en ekstra ordinær generalforsamling, som skal indkaldes inden for en måned efter den ordinære generalforsamling.

Ad.6   Valg af formand foregår i ulige år hvorfor Lone ikke var på valg denne gang.

Ad. 7   Kassereren var på valg i år. Der var ikke opstillet modkandidater til den siddende kasserer, hvorefter  Kell Sønnichsen modtog genvalg.

Ad. 8   Der skulle vælges 2 bestyrelses medlemmer denne gang. Kent Lodberg og Ulrik Johansen var på valg. Der var ingen modkandidater og begge modtog genvalg.

Ad. 9   Som suppleanter blev Jeanette Finderup genvalgt og Henrik Nykjær blev valg ind på den vakante post.

Ad. 10  Revisor Jan Thomsen blev genvalgt som revisor.

Ad. 11  Punktet eventuelt blev indledt med et oplæg fra formanden med overskriften: Hvilke krav kan klubben stille til medlemmerne og hvad kan medlemmerne forvente af klubben?

Ad. 11a Klubben afholdt i 2017 en orienteringsaften for medlemmerne om hvilke opgaver der løbende bliver løst og arbejdet med. Formændene for de stående udvalg var mødt frem og gav en kort gennemgang af opgaverne.

Der er i efteråret udsendt spørgeskema til alle klubbens medlemmer over 15 år. I skemaet kunne man angive ønsker og kompetencer i forhold til klubbens behov for hjælpere. Der var indkommet 63 besvarelser, hvilket nogle synes var mange, mens andre påpegede, at der således var 230 der ikke havde svaret.

Der blev afholdt en kort pause, så de fremmødte fik mulighed for at overveje hvad der kan fremme frivillig deltagelse. Efter tænkepausen blev der udvekslet synspunkter :

Man skal vide hvad der er af opgaver.

Klubben skal klart udtrykke forventninger til medlemmerne.

Man kan ikke beskrive alle opgaver. Man skal også nå folk via relationer.

Det skal primært være folk der bruger klubben mest, som yder mest.

I ungdomsafdelinger bliver opgaverne placeret, så alle kommer til at deltage.

Der kan udarbejdes en info folder.

Ok Pan skal fungere som en forening og ikke som et fitness center.

Træningsløbene kan deles ud på forhånd til personer, som magter det.

Bestyrelsen tager betragtningerne med i sit videre arbejde.

Ad. 11b  Ebbe fremlagde planerne for det fremtidige salg af klubtøj. Der arbejdes med salg af tøj 2-3 gange om året på en måde hvor medlemmerne har mulighed for, at bestille og betale på en ”tøj portal” for herefter at modtage bestillingerne nogle uger senere. Fordelen vil være, at klubben ikke behøver ligge inde med et lager af klubtøj. Det bliver endvidere nemmere at lave ændringer i kollektionen. Ordningen forventes i drift omkring vinterferien.

Ad. 11d  Panpræstations pokalen blev denne gang tildelt en person, på baggrund af ”det lange seje træk”. Begrundelserne var følgende en god kammerat, imødekommende og altid villig til at hjælpe. Som har ydet en stor indsats for børn og unge. Som har deltaget i ungdomsudvalg og skolemesterskaber og som har haft næsten alle klubbens medlemmer med oppe på sit loft. Pokalen gik selvfølgelig til Alice Hinge. Tillykke med det.

Afslutningsvis var Henrik Hinge mødt frem som repræsentant for Løberen, for som sponsor for Pan,  at uddele gavekort til personer der har været en vigtig resurse i ungdomsafdelingen, arbejdet med fastholdelse af medlemmerne eller har ydet en længerevarende indsats. Der blev således uddelt gavekort på 1000,- til Jeanette Finderup, Hans Christiansen, Anni Sørensen, Kell Sønnichsen, Emma Klingenberg og Juul Meldgaard.

Generalforsamlingen blev herefter afsluttet med et trefoldigt hurra.

Ref.: Jan Bille

2017.01.17

Referat af generalforsamling i Orienteringsklubben Pan den 17. 01. 2017.

Der var 28 fremmødte medlemmer.

Dagsorden ifølge vedtægterne:

1. Valg af dirigent

Finn Hother blev valgt og kunne konstatere, at alle formalia var overholdt, samt at generalforsamlingen var beslutningsdygtig. Herefter overgav han ordet til formanden.

2. Formandens beretning

Formanden kunne konstatere at det har været et rigtig godt år med medlemsfremgang, mange aktiviteter og fine resultater. OK Pan har igen fået titlen som Danmarks bedste orienteringsklub.

Der blev givet et resumé af de enkelte udvalgs indsats i årets løb, hvilket igen understregede den meget store aktivitet og energi, der hersker i klubben.

Afslutningsvis blev der opfordret til at satse mere på kommunikation til aviser, hjemmeside og Facebook. Der skal lægges mere op til intern debat i klubben, og i

det hele taget satses på at skabe glade og tilfredse medlemmer.

Formandens beretning og beretninger fra alle udvalgene kan ses på hjemmesiden på adressen: http://www.okpan.dk/web/aarsberetninger-2016.html

3. Forelæggelse af det reviderede regnskab. Det reviderede regnskab vil være fremlagt på Silistria senest en uge før generalforsamlingen.

Kassereren fremlagde det reviderede regnskab og gennemgik de enkelte afsnit med kommentarer til de punkter, hvor der var iøjnefaldende variation i forhold til sidste år. Regnskabet blev godkendt af generalforsamlingen og kan ses i sin helhed på hjemmesiden.

http://www.okpan.dk/web/aarsberetninger-2016.html

4. Behandling af indkomne forslag. Medlemmers forslag, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 x 24 timer før generalforsamlingens start.

Der var indkommet 1 forslag. Bestyrelsen havde fremlagt 3 alternativer til mulige ændringer af kontingentet. Begrundelsen for ønsket om at forhøje kontingentet er, at der har været en nedgang i indtægter fra eksterne arrangementer og en stigning i udgifterne til DOF. Under den efterfølgende diskussion blev det tillige af flere påpeget, at kontingentet er meget lavt set i forhold til andre sammenlignelige sportsgrene.

Generalforsamlingen vedtog det af bestyrelsen anbefalede forslag, som medfører, at det årlige kontingent fremover vil være 500,- for juniorer, 700,- for ungseniorer, 850,- for seniorer og 2000 for familiemedlemskab. Dette vil med den nuværende medlemssammensætning betyde en øget kontingentindtægt på ca 43000,-

Alle 3 forslag kan ses i deres helhed på hjemmesiden på adressen:

http://www.okpan.dk/web/aarsberetninger-2016.html

5. Fremlæggelse af budget og eventuel kontingentfastsættelse for det kommende år.

Kassereren fremlagde bestyrelsens forslag til budget for næste år og gennemgik nogle af årsagerne til, at underskuddet det næste år bliver højere end sidste år. En af grundene er bl.a., at der er noget mindre løbsindtægter i det kommende år.

6. Valg af formand (i ulige år). Lone Secher Andersen er på valg (modtager genvalg).

Lone blev genvalgt for yderligere 2 år uden modkandidater.

7. Valg af kasserer (i lige år).

Kassereren var ikke på valg i år, hvorfor Kell Sønnichsen fortsætter endnu et år.

8. Valg af bestyrelsesmedlemmer jfr. § 6. Camilla Bevensee er på valg (modtager genvalg).

Dertil er der en vakant plads.

Camilla Bevensee blev genvalgt uden modkandidat. Den vakante plads i bestyrelsen blev ikke besat, men bestyrelsen vil i den kommende tid forsøge at finde egnede interesserede emner til posten.

9. Valg af suppleanter. Her skal findes to nye.

Der var ingen af de fremmødte der ønskede at indgå som bestyrelsessuppleanter. Bestyrelsen vil derfor i den kommende tid forsøge at finde egnede interesserede emner til posterne.

10. Valg af revisor. Hans Bloch er på valg.

Hans Bloch modtog genvalg uden modkandidat.

11. Eventuelt. Herunder præsentation/diskussion af klubbens kompetenceprofiler og uddeling af Pan-Præstationen.

Årets Pan præstation. Dette år gik den, efter en lang og nervepirrende indledning, til Jeanette Finderup for et solidt, vedholdende, energisk og positivt arbejde med klubbens børn og unge. Jeanette udviser altid et meget stort engagement og glæde, som vi sætter rigtig stor pris på. Tillykke Jeanette.

Kell Sønnichsen gav en fyldig gennemgang af hvor langt arbejdet med forberedelse af JWOC er nået. Stævnet, som arrangeres i samarbejde med Silkeborg, løber af stabelen den 2. uge af juli 2019. Der er ophængt en planche med den organisatoriske struktur på opslagstavlen over for computeren på Silistria.

Som afslutning på generalforsamlingen blev der i år gennemgået et ambitiøst projekt om kompetenceprofiler. Tanken med projektet er, at give medlemmerne mulighed for at placere sig selv inden for de mange forskellige opgaver, der løses i forbindelse med klubbens daglige drift. Herved forsøges skabt et overblik over medlemmernes interesseområder og over hvilket niveau, de mener at befinde sig på, så man målrettet kan arbejde videre med en egentlig kompetenceudvikling. Det bliver en spændende opgave at følge fremover. Generalforsamlingen udtrykte sig positivt i forhold til at arbejde videre med konceptet.

Generalforsamlingen blev afsluttet med et trefoldigt hurra for OK Pan.

2015.01.28

Referat fra generalforsamling 2015.01.28

Det var en lille skare på 27 medlemmer, der efter tirsdagens vintercup havde fundet frem til den gode suppe og deltog i klubbens generalforsamling. Der var dog heller ikke på forhånd lagt op til kontroversielle emner. Og der dukkede da heller ikke væsentlige debat-emner op undervejs.

Formandens beretning blev godkendt uden kommentarer, ligesom der kun var få spørgsmål til regnskab og budget.

Lone Secher blev genvalgt som formand og Per Hjerrild som den ene suppleant til bestyrelsen.

Til den anden suppleant-plads blev Ida Bobach valgt, og

Hans Bloch blev ny revisor, idet Henriette Rokkjær valgte at stoppe. Det samme gjorde Zenia Heilskov, hvorfor bestyrelsen manglede et medlem. Det lykkedes ikke at finde nogen på generalforsamlingen, hvorfor bestyrelsen fik mandat til selv at supplere sig. Der er således en meget indflydelsesrig post ledig, hvis du er interesseret.

Henvend dig blot til et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Traditionen tro blev der under eventuelt uddelt årets Pan-Præstation. 

2014 bød på mange sportslige præstationer, der i et normalt år havde været oplagte til Pan-Præstationen. Men det var ikke et normalt år, og det var svært for bestyerelsen at vælge. Men så alligevel ikke, for alle indkomne forslag pegede på een præstation, der havde skilt sig ud: Søren Bobachs verdensmesterskab.

2016.01.19

Referat af generalforsamling i Orienteringklubben PAN, Aarhus den 19. januar 2016 klokken 20:00.

Der var 19 fremmødte medlemmer.

Dagsorden:

1. Valg af dirigent

2. Formandens beretning

3. Forelæggelse af det reviderede regnskab. Det reviderede regnskab vil være fremlagt på Silistria senest en uge før generalforsamlingen.

4. Behandling af indkomne forslag. Medlemmers forslag, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest 8x24 timer før generalforsamlingens start.

5. Fremlæggelse af budget og eventuel kontingentfastsættelse for det kommende år.

6. Valg af formand (i ulige år).

7. Valg af kasserer (i lige år). Kell Sønnichsen er på valg (modtager genvalg)

8. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf. § 6. Kent Lodberg og Torben Utzon er på valg.

9. Valg af suppleanter.

10. Valg af revisor. Jan Thomsen er på valg.

11. Eventuelt, herunder uddeling af årets Pan‐Præstation.

 

Referat.

1. Finn Hother blev valgt som dirigent, og kunne konstatere, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt og dermed lovlig.

 

2. Formandens beretning samt beretning fra de enkelte udvalg er tidligere publiceret på klubbens hjemmeside, og kan tilgås HER.

- Lone gennemgik hovedpunkterne i beretningerne med særlig opmærksomhed på de utrolig mange medaljer ved , nationale som internationale mesterskaber, på såvel senior- som ungdomssiden. Desuden bemærkedes den meget store medieomtale af sporten og udøverne der har været i årets løb.

- Det blev fremhævet at der i år har været rigtig mange både indtægtsgivende arrangementer og mere hygge prægede samlinger.

Særligt skal nok fremhæves Påskeløbet i Mols Bjerge, arrangeret af Ebbe og René, med hjælp af et utroligt stort antal glade frivillige.

- Kortudvalget har haft travlt med revision af kort i forbindelse med Påskeløbet, men også med nytegning og revision til kommende arrangementer.

- Husudvalget forestår vedligehold af huset og SI-enhederne til UG, og der er blevet etableret nyt fliseunderlag til den kommende større affaldscontainer.

- Der har været arrangeret 18 træningsløb og 2 sprint cup i perioden, og der har været løb med op til 70 deltagere.

-Skovudvalget har haft travl, især i forbindelse med Påskeløbet. Det kunne oplyses, at der i forbindelse med tilrettelæggelsen var blevet kørt ca. 3000 km.

- Slutteligen er der blev nedsat et kommunikationsudvalg, der først skal til at finde sine ben. Det er tanken, at der udover et ugentligt nyhedsbrev, skal arbejdes med kommunikation i bred forstand, såvel udadtil som indadtil.

- Der har været store indtægter i årets løb, ikke mindst på grund af medlemmernes store indsats. Der vil næste år bl.a. være mulighed for at gøre en indsats i forbindelse med 2 gange Feminaløb, et muligt yoga arrangement samt Midgårdsormen og Dm-mellem.

- Herefter blev formandens beretning taget til efterretning.

 

3. Kasseren gennemgik det omdelte regnskab og konstaterede, at flere af udvalgene selv skaffer en stor del af eget budget.

- Det kan konstateres, at der i år har været et større kortsalg end forventet, en meget større indtægt på Påskeløbet, men til gengæld en mindre indtægt fra Feminaløbene end budgetteret.

- Der har været større udgifter i forbindelse indkøb af klubdragter og der er givet ekstraordinære tilskud til klubture.

- Der blev spurgt til værdisætningen af klubbens VW bus. Denne er i årets løb blevet totalrenoveret så det skønnes, at selvom den ikke er ny, er den i en meget fin stand.

- I tilgift til kasserens beretning gav revisor Jan Thomsen en stor ros til indsatsen ved alle arrangementerne.

- Juul roste kasseren for gennemgangen, hvorefter regnskabet blev godkendt.

4. Der var ikke indkommet forslag til behandling af generalforsamlingen.

 

5. Kasseren fremlagde bestyrelsens budget for næste år, og kunne herunder oplyse, at der er foretaget en lille opskrivning af kontingentet.

- Der forventes en mindre fald i indtægten fra Femina løbene, men der er til gengæld mulighed for en ny indtægt i forbindelse med opstilling til en yoga-dag. På spørgsmålet om forventningerne hertil, kunne der gives et forsigtigt skøn på omkring 30.000,-.

- Budgettet for 2016 opererer med et mindre underskud, som flere tilkendegav ikke ville være betænkeligt, i kraft af klubbens store aktivitetsniveau og økonomiske buffer. Dog blev det også pointeret, at underskuddet kan betragtes som penge der deles ud til aktiviteter.

- Der blev spurgt til planer i forbindelse med klubbens 70 års jubilæum. Der er ikke nogen umiddelbare planer, men det vil der blive arbejdet videre med, ligesom der undersøges yderligere i forbindelse med yoga arrangementet.

- Regnskabet blev herefter taget til efterretning.

6. Formanden vælges i ulige år, og var således ikke på valg i år.

7. Kasseren er på valg i lige år. Kell indvilgede i at genopstille, og der var ikke andre, som ønskede at kandidere, hvorfor Kell fortsætter som kasserer.

8. Kent Lodberg og Torben Utzon var på valg til bestyrelsen, og blev begge genvalgt uden modkandidater.

9. Til valg af suppleanter genopstillede Ida Bobach, og da der ikke var opstillere til 2. suppleant posten, blev det overladt til bestyrelsen selv at finde en egnet person.

10. Som revisor var Jan Thomsen på valg, og blev genvalgt.

11. Under punktet evt. gav Bent Nielsen stor ros til alle elite løberne for den megen omtale sporten og klubben har fået i medierne i det forløbne år.

- Som sidste punkt på programmet blev årets PAN præstation tildelt en løber der har været med siden den tidlige barndom, som er relativt ny i PAN, som har deltaget meget aktivt i såvel skov som klub og som meget gerne vil gentage sine præstationer i 2016. Den skønne pokal tildeltes Ida Bobach. Tillykke.

 

- Generalforsamlingen blev afsluttet med et trefoldigt leve for PAN.

Klubhus

Silistria
Ørneredevej 15
8270 Højbjerg 
T:  86 27 08 31
M: 29 73 47 18
CVR: 64040618

Sekretariat (ekstern kontakt)

Jan Bille
Mejløvænget 33
8381 Tilst
Tlf. og SMS:    29 73 47 18
Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
MobilePay: 54878

Link

Kontakt_qr