2017.12.12

Referat af

Bestyrelsesmøde d. 12. december 2017 kl. 20.00- 22.15 på Sil

Tilstede: Lone, Kent, Jeanette, Camilla, Kell og Ulrik

Referent: Jan

 

1.    Klubtøj - besøg af (Ebbe) og Jonas

Ad .1.   Jonas gennemgik et oplæg til mulig ny bestillings- indkøbs- og leveringskoncept for klubtøj, som vil give mulighed for at operere med et meget begrænset løbende lager. Jonas præsenterede samtidig sit forslag til nyt design af klubtøj. Han gennemgik muligheder for modelvalg og fremlagde sine tanker bag design forslaget. Detaljerne blev vendt og diskuteret, og bestyrelsen opfordrede Jonas til at indhente tilbud på forskellige modeller.

 

2.    Regnskab 2017 og budget 2018 – Kell

Ad. 2   Keld gennemgik det foreløbige regnskab og uddybede detaljerne under de enkelte poster. Det ser ud til, at det fastlagte budget rammes rimelig godt men at udgifterne nok er en smule mindre end forudset.

Gennemgang af budgetforslag udsættes til næste møde, når det endelige regnskab foreligger.

 

3.    Betaling for elitedeltagelse http://do-f.dk/images/landshold/Dokumenter/Forventet_%C3%B8konomi_for_elitel%C3%B8bere_2018_-_2017-10-22.pdf

·         Opfølgning på  tilskudsregler for ungdom

·         Input til DOF ang DOF’s økonomiske belastning i klubberne  -Kell

Ad. 3   Reglerne for tilskud i forbindelse med deltagelse i Tiomila-tur, efterårstur og kørsel til TC-træning m.m. blev gennemgået.

Reglerne for tilskud til løbere der udelukkende løber internationalt for OK Pan blev justeret. De justerede regler fremgår af hjemmesiden. Jeanette giver de involverede løbere direkte besked. Bestyrelsen udarbejder en sagsfremstilling til DOF med henblik på at gøre opmærksom på konsekvenserne af at når nogle klubber har mange eliteløbere og hvilken belastning det er for klubben. Kell udarbejder denne sagsfremstilling.

 

Der udarbejdes mere præcise regler for betaling for kørsel med Folleren, og der forsøges med faste takster på de områder hvor det kan være hensigtsmæssigt.

 

4.    Investering i nyt/mere SportIdent-udstyr.

Ad. 5 Der er enighed om at anskaffe mere SI-udstyr, hvilket er hårdt tiltrængt, så der ikke skal slæbes metalstativer f.eks. til samtlige Night Champ afdelinger, som tilfældet er i øjeblikket. Der er tale om en udgift i omegnen af 50.000 kroner (der er ikke indhentet konkret tilbud endnu), så det vil være ønskeligt hvis vi kan få dækket en del af udgiften via fonde eller sponsorater.

Det undersøges, om der er folk i klubben der kan påtage sig denne opgave.

 

       5. Dagsberg.eu -   Hvad er næste step?

Ad. 5   Jan Bille har taget en kopi af data på Henriks hjemmeside side. Kell har påtaget sig at indarbejde den del der handler om Kristi Him løbet i vores egen hjemmeside.

 

       6. Opfølgning på retningslinjer for indmeldelse og kontingent (Bilag 1)

Ad. 6  Evaluering af de nye retningslinier for inddrivelse af kontingenter, som blev vedtaget den 18. april 2017. Da der er flere hensyn at tage end først antaget, behandles punktet igen på et senere møde.

 

       7. Problemer med hjemmeside og indmeldelse

Ad. 7   Der har i et stykke tid været problemer med Pans hjemmeside i forbindelse med indmeldelse af nye medlemmer. Problemet har vist sig ikke at være mere kompliceret end det først så ud til. Der er lavet en foreløbig løsning som kan fungere indtil vi finder en mere permanent.

 

       8. Sponsor aftale JWOC - Kell (Bilag 2)

Ad. 8   Kell har fremsendt et aftalepapir fra et møde i styregruppen for JWOC i 2019. Klubberne opfordres til, at komme med forslag til hvad konceptet for ansøgningerne af tilskud og sponsorater  skal være. Oplægget kommer med følgende betragtninger:

Et længerevarende perspektiv kunne være:
•    gennem profilering af JWOC2019 øge interessen for orienteringsløb i området og efterfølgende gøre en indsats for at få flere unge til at dyrke orienteringsløb i de 2 klubber
•    skal vi profilere orienteringsidrætten som en aktivitet, der øger folkesundheden og giver naturoplevelser samtidig.
•    andre ideer, som bestyrelserne kan komme med
Hvis vi i fonds/sponsoransøgninger tilkendegiver en længerevarende perspektiv, skal klubberne være villige til at følge op og iværksætte de initiativer, der skal til.

Det understreges samtidig, at det er vigtigt at klubberne er enige om anbefalingerne.

Korte punkter:

Pan Ungdom er en af de fem projektklubber, som deltager i DOFøs projekt ’Træning af Børn og Unge’ (TBU). Tue Lassen er ansat som konsulent på projektet. Det vil give Pan Ungdom mulighed for at få input til hvordan vi bedste udnytter vores ressourcer.

Info:

Samarbejdsaftale med JustHealth er under udarbejdelse - Lone

Opfølgning på kompetence profiler - Lone

  • Spørgeskemaet til klubbens medlemmer er udsendt med deadline for besvarelse den 23. december.

 

Dato for næste møde: tirsdag den 9. januar 2018 klokken 20:00