2017.10.05

Referat af bestyrelsesmøde d. 5. oktober 2017 19.00- 21.30, på Sil

                   
                 

 

DANMARKS BEDSTE ORIENTERINGSKLUB - TILLYKKE!

 

1.      Ændring i vedtægterne - Kell

Baggrunden er lidt forvirring om, hvornår man er senior-løber i klubben. I forbundet er det klart nok fra det kalenderår, man fylder 21. Men når klubbens kontingentår går fra 1/11 til 31/10 er det ikke helt så oplagt. Så skal I vedtage det i bestyrelsen og sætte det på dagsordenen til næste generalforsamling.

Hvis der ikke møder mindst 50 medlemmer frem på denne generalforsamling, kan det ikke vedtages, selv om der er flertal for forslaget.

Så skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes mindst 30 dage senere.

4/5 af de fremmødte skal stemme for forslaget.

 

Indkaldelsen kan indeholde følgende formulering:

 Forslag til ændring af klubben vedtægter:

I § 1 ændres ”Århus kommune” til ”Aarhus kommune”.

I § 3 ændres ”Danmarks Orienterings-Forbund” til ”Dansk Orienterings-Forbund” og ”Dansk Idræts-Forbund” til ”Danmarks Idrætsforbund”.

§ 7 1. punktum ændres til: ”Klubbens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.”

I § 10 ændres ”inden udgangen af januar måned” til ”inden udgangen af marts måned”.

Ændres klubbens regnskabsår, vil regnskabsåret 2018 omfatte perioden  fra 1. november 2017 til 31. december 2018.

 

Ad. 1.                 Punkt 1, som er en justering og tydeliggørelse af allerede eksisterende punkter i vedtægterne,  blev vedtaget som skrevet uden yderligere diskussion

 

2.      Pandelamper, klubtilskud? - Lone

Ad. 2.             Der er enighed om, ikke at videreføre tidligere års ordning med klubtilskud til nye medlemmers køb af pandelamper. Klubben råder over 4 moderne pandelamper, som de nye medlemmer kan låne uden beregning op til 3 gange inden de selv anskaffer en lampe. Ungdomsafdelingen har ligeledes nogle lamper, som dog er af ældre dato, men har søgt midler til nye lamper. Der besluttes at flere skal have gavn af lamperne ved at de både lånes ud mandag, tirsdag, onsdag og torsdag.

Der friholdes et par hylder i det aflåste kortskab til lamperne og batterierne kan oplades i de allerede eksisterende opladere i skabet ved siden af. Alternativt monteres “opladerskabet “ med lås, så lamperne også kan opbevares her.

Udlånet administreres af trænerne, som er ansvarlige for, at lamperne kommer retur, og der udleveres en nøgle til seniortræneren og en nøgle til ungdomstrænerne. Der ophænges liste i kortskabet til notering af lånere.

Jan udarbejder en meget kort vejledning.

 

3.      Træningsudvalg - Kent

a.      Juul stopper, hvem kan overtage?

Ad. 3              Kent orienterede om, at Juul ønsker at fratræde træningsudvalget. Kent laver en liste over opgaverne inden der søges afløser.

 

4.      Vintercuppen (input fra Emma)

1. Datoer

Emma foreslår, at vintercuppen ligger følgende datoer (inden jul):

a.      Prolog: 28. november

b.      1. afdeling: 12. december

c.      2. afdeling: 19. december

d.      3. afdeling: 9. januar

e.      4. afdeling:16. januar

f.       5. afdeling: 23. januar

g.     6. afdeling: 30. januar

h.      7. afdeling: 13. februar

i.       8. afdeling: 27. februar

j.       Finale: 13. Marts

Det er uger, hvor der ikke er Night Champ og/eller Night Trail.

2. Tovholder

Som jeg skrev, er jeg ikke tovholder på Vintercuppen i år, men jeg hjælper selvfølgelig gerne, hvor jeg kan.

Det kræver en hel del at være tovholder på Vintercuppen, da man ofte skal hjælpe de forskellige arrangører med praktiske ting, opdatere handicap, beregne point og så videre. Det kan være en stor mundfuld for en helt ny klubtræner. Hvem kan varetage tovholderfunktionen? Og skal konceptet evt. gentænkes, så tovholder-funktionen bliver mindre (tid)krævende?

Ad. 4.                 1.                        Emmas liste med datoer godkendes.

                           2.                        Der skal findes en ny tovholder til Vintercup. Der laves et opslag på Facebook (Er gjort).

Der skal diskuteres om tovholder funktionen skal varetages af klubtræner, af en selvstændig tovholder eller af et team.

 

5.      Skole OL i Aarhus?                  

Ad. 5.             Efter henvendelse fra DOF blev det besluttet, at Pan byder ind på afholdelse af finalen i Skole OL i 2019. Vi vurderer at det er den rigtig vej at gå, når Naturløbet skal genforhandles næste år. Skole OL kommer til at erstatte Naturløbet. Det forventes at allerede eksisterende ressourser, som anvendes på Naturløbet, kan overføres til Skole OL. Arrangementet er dog noget større, hvorfor der bliver brug for ekstra ressourcer. Der er desuden en ukendt ressourcebyrde i forhold til optakter på skoler.

 

6.      Vil vi gerne “sælge/fremstille” flere skolekort?

Ad. 6              Diskussion af muligheden for at kunne bruge fremstilling af “skolegårdskort” i forbindelse med oplæring af nye korttegnere. Der er tale om overskuelige områder, og arbejdet honoreres i en vis udstrækning. Kell tager kontakt til Flemming for diskutere videre om, hvorvidt det kunne være en mulig pind i de kommende kompetenceudviklingsplaner.

 

7.      Udkast til tilskudsregler for ungdom, - Jeanette

Ad. 7.             Tilskudreglerne for ungdomsløbere blev godkendt som forelagt

 

8.      Ny klubtræner

A        Forventningsafklaring fra Emma: - Jeg er tirsdagstræner frem til og med tirsdag den 31. oktober. Herefter hjælper jeg meget gerne, i det omfang jeg kan, men det bliver en vurdering fra uge til uge.

- Jeg laver postudsætningsplan samt fællesspisningsplan frem til jul.

- Jeg er ikke tovholder på Vintercuppen i år.

- Jeg planlægger at lave et Condes-kursus, så flere medlemmer kan lære de basale funktioner i banelægningsprogrammet. Jeg tænker, at det skal ligge i forlængelse af tirsdagstræningen den 31. oktober.

 

B        Effektivisering af mandag og tirsdagstræning?

Ad. 8.             A                   Siden mødet er der fundet ny klubtrænere. Iben Valery og Amanda Falck Weber, begge fra Tisvilde Hegn OK,  har givet tilsagn, og vil fungere som et team. Emma indgår i begrænset omfang i teamet.

                      B                   Kort gennemgang af oplæg fra trænermøde angående mulig effektivisering ved at koordinere ungdoms og tirsdagtræningerne. Ungdomsudvalget gav udtryk for, at oplægget ville gribe for meget ind i allerede velfungerende rutiner. Der foretages ikke umiddelbart yderligere.

 

9.      Åarhus frivillighedsby 2018  www.frivillighovedstad.dk  - er det noget for Pan?

Ad. 9.             Bestyrelsen skønner ikke, at der for tiden er person ressurser til at deltage.

 

10.   Håndtering af overvågningssagen - Lone

Ad. 10.          Punktet diskuteres igen på førstkommende møde.

 

11.   Klubmesterskab d. 4/11-2017

a.      Store vanskeligheder med at finde en skov - Kent

b.      Gruppering, forslag fra Kent:

Ungdommen er sorteret fra, følgende (alders)klasser:
H21-44               D21-44
H45-59               D45-59
H60-                    D60-
 
Hvis ungdommen er med,  6 ungdomsklasser
H12                     D12
H16                     D16
H20                     D20

c.      Præmier

d.      Fest og underholdning - Pris 235 kr pr kuvert, deltagerpris? - (200/250?)

                                               i.          Band?

e.      Markedsføring på hjemmeside og FB

Ad. 11.           Klubmesterskabet er siden bestyrelsesmødet mødet kommet på skinner. Indbydelse og gruppeinddeling fremgår af hjemmesiden.

Festudvalget melder om styr på arrangementet og tilmeldingerne kommer løbende ind.

Klubben giver igen i år et tilskud til deltagelse i den efterfølgende fest.

 

12.   “Kend din klub” - Lone

a.     Evaluering

b.     Næste step

c.      Kan vi gøre frivillighed tydeligere for nye medlemmer? - Jan har nogle overvejelser NYT BILAG 5 (Ikke vedlagt)

d.      Kompetenceprofiler - Lone

a.      Oprindelig plan - flere input?:

1.      Udsend materialet til alle udvalg og forklar dias 1 og Link til materialet . spørgeskemaet udsendes i samme mail https://docs.google.com/forms/d/1jZ1hCc4jq0Bfz5jrUCTnzhXodcyhBzcij6f2NbRFLy4/prefillher bedes udvalget ligeledes kommenterer og evt berige skemaet.

2.      Kort, løbs og træningsudvalg bedes kommentere på, hvordan de ser deres muligheder for at inddrage flere medlemmer og dermed også kompetence udvikle disse.

3.      På klubaftenen præsenteres profilerne i dias 1 og vigtigheden af, at vi som klub har mange der kan besætte disse profiler. Herefter diskussion af, hvordan vi øger kendskabet til disse profiler og hvordan vi motivere medlemmerne til at bidrage.

                                              ii.          Efter klubaftenen og afklaringen af hvordan vi kan øge frivilligheden, udsendes spørgeskemaet til medlemmerne, spørgeskemaet ledsages af en mail, hvori dias 1 med forklaring indgår, kombineret med en forklaring på, hvorfor det er vigtigt at spørgeskemaet udfyldes.

Ad. 12.           A. Der er generel tilfredshed med arrangementet.

                           B. Næste skridt bliver at færdiggøre kompetenceprofilerne.

                           C. Jans forslag til klubbens forventninger til nye (og nuværende) medlemmer blev vendt og Ulrich udfærdiger en blødere udgave af formuleringerne til næste møde.

                           D. Kompetenceprofilerne skal diskuteres videre og formændene for udvalgene skal høres om køreplanen skitseret herover i punkt d.

 

13.   JWOC - Kell

a.      Status

b.      Styregruppemedlem

c.      Stævneleder til testløb?

Ad. 13.           Der afholdes funktionsledermøde umiddelbart efter herværende bestyrelsesmøde. Der refereres herfra til næste bestyrelsesmøde.

Stinne Skammelsen har indvilget i at deltage som styregruppemedlem.

Der søges fortsat stævneleder til testløb.

 

14.   Dagsberg.eu - data skal flyttes!

a.      Hvordan var det nu? Har vi de materialer vi ønsker?

Ad. 14.           Der skal tages stilling til hvad der skal gemmes fra den eksisterende hjemmeside og hvor det skal lægges hen.

 

       15. Silistria

b.      Ny kode?

c.      Vejledning i alarmsystem?

d.      Modernisering i stuen?

Ad. 15.           Der bliver lavet ny adgangskode til Silistria så snart kontingentindbetalingerne er tilendebragt. Koderne bliver mailet til til medlemmerne.

Der bliver ophængt en kortfattet vejledning i brugen af kodelåsen. Der bliver udarbejdet en procedure for, hvordan man forholder sig hvis man bliver fanget af alarmen.

Punkt d. behandles på næste møde.

16.   Foller -Lone

a.      Nøgler - opbevaring          

b.      Pan logo

                                               i.          Reklamer

c.      Regler for brug af folleren

d.      Betaling for at køre med Folleren

Ad. 16.               Lone orienterede om den nye klub bus. Der opbevares nøgler i en nøgleboks, som kun de relevante personer kender beliggenheden af.

Der skal foreligge klare regler for brug af, og adfærd i bussen. Det vil kræve disciplin og omtanke hvis ikke bussen skal blive nedslidt alt for hurtigt.

Der arbejdes videre med logo og reklamer på bussen og Kell prøver at lave nogle enkle generelle og udjævnede takster for brug af bussen.

 

Korte punkter:

 

A.     Samarbejdsaftale med JustHealth? (jvf tidligere fremsendt mail) - Lone følger op inden næste møde

 

B.     Femina

○       Ny kontrakt, for to år

○       Tirsdag d. 15 maj i Mindeparken (sæt kryds i kalenderen) (er gjort)

C.     Skolemesterskab - hvordan gik det? Jeanette  Behandles på næste møde

 

D.     “Løberen aften” uge 41

Aftenen blev afhold med mange deltagere. En del løbere fik nye sko og der blev orienteret om valg af pandelamper. Der var noget større tilslutning end sidst.

E.     Knæk koden kursus?     Behandles på næste møde

 

F.     Gravering af pokaler for 2015 + ungdom 2016 - Anne Skaug påtager sig opgaven, men hvor er navnene?

Gravering af pokalerne annulleres.

G.    Input til DOF ang DOF’s økonomiske belastning i klubberne  -Kell?    Behandles på næste møde

 

Kontakt til udvalg, kontaktpersoner

 

Elite -

Camilla

Kort - Kell

Ungdom - Jeanette

Løb - Kell

Arrangement - Lone

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning -

Lone

Hus - Kent

Kommunikation - Ulrik?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Info:

H.     Marselisborg centeret, aftale? - Jeanette     Behandles på næste møde
I.      
Ny sponsor til Night Champ - Days feriecenter, Gjern    Behandles på næste møde

Evt.

Dato for næste møde: 21. November 2017 klokken 19:30

 

Punkter til næste møde:

Regnskab 2017 og budget 2018