2017.06.01

Bestyrelsesmøde, OK Pan Aarhus, 1. juni 2017

Tilstede: Lone Secher, Camilla Bevensee, Kell Sønnichsen, Ulrik Johansen, Kent Lodberg.

Emner:

Frivillighed og uddannelse:

I forlængelse af tidligere diskussion om emnet, enedes vi om at Lone inden sommerferien gør de nye kompetenceprofiler tilgængelige, så interessede klubmedlemmer kunne få overblik over eget niveau og muligheder for at bevæge sig opefter – f.eks. gennem aktiviteter eller kurser.

På næste møde 8/8 vil bestyrelsen tilrettelægge et uddannelsesprogram bestående af enten DOF-kurser eller lokale kurser i klub- eller områderegi i det omfang det giver mening at afholde kurserne sammen med vores naboklubber (Silkeborg, Horsens osv). Der foregår allerede uddannelse i korttegning, hvilket Flemming Nørgaard gør en stor indsats inden for og lokalt tænker vi at tilbyde kurser i banelægning, o-teknik, brug af Condes, Meos (tidtagning) osv. Der er allerede nu et konkret ønske om et Condeskursus, hvilket Lone til arrangerer til efteråret. Der er også ønske om ”knæk koden” kursus (Kent og Henrik Markvardsen).

Klubben har et alvorligt problem, som vi vil prøve at løse. Medlemmerne vil ofte gerne hjælpe, men er sene til at melde sig som hjælpere til arrangementer. Det er ærgerligt, fordi det så bliver sværere og unødigt belastende at have lederopgaver, som f.eks. til Feminaløbet, som jo er en vigtig opgave for klubbens økonomi. Det har denne gang taget Per Dahl rigtigt mange timer at få hjælpergruppen på plads, hvilket ikke skulle være nødvendigt. Vi har diskuteret hvordan vi kunne hjælpe Per ved at sprede rekrutteringsopgaven ud, så flere hjælper med at kontakte klubmedlemmerne i god tid før arrangementerne. Det er vigtigt, at vi får ændret medlemmernes tilgang til fællesopgaver, så folk kommer på banen tydeligere og tidligere.

Der vil blive arrangeret et klubmøde med bestyrelse, udvalgsformænd + udvalgsmedlemmer og øvrige klubmedlemmer, hvor vi bl. a. gerne vil diskutere og løse det problem. Måske via netværksgrupper, hvor en gruppe af personer med gode netværk i forskellige segmenter i klubben, kan hjælpe med at aflaste dem som påtager sig ledelsesopgaver.

 

Økonomi:

Den halvårlige budgetopfølgning udføres til næste bestyrelsesmøde 8/8.

Vi diskuterede DOF’s måde at finansiere ungdomselitearbejde på og de ret store regninger, som udskrives til få klubber – herunder Pan. Dels årsafgiften til DOF for medlemmer af ungdomseliten, og dels uforudsete udgifter, hvis der uddeles de såkaldte Wildcards, hvor løbere lige udenfor elitegruppen tilbydes deltagelse i træningslejre eller i konkurrencer. Også her sender man ret store regninger til klubberne, som er vanskelige at dække fuldt ud for klubben, selvom vi som udgangspunkt jo gerne vil støtte de unge talentfulde løbere så meget som muligt i deres udvikling og satsning.

Jeanette har sammen med Ebbe Nielsen haft succes med at søge Århus Kommune om støtte til dækning af udgifter til juniortræner mhp støtte til de løbere, som har mulighed for at deltage og måske opnå gode resultater til mesterskaberne i Danmark 2019 og 2020.

 

Kommunikation

Klubben har en udfordring i at få kommunikationen optimeret. Nogle nyheder – herunder landsholdsrelatede – kommer på DOF-hjemmesiden. Klubben har lige fået nye Pan-post redaktør, Ellen. Pan-posten er et væsentligt

element i klubbens kommunikation og i løbende at fortælle klubbens historie i takt med at den sker. Hjemmesiden sammen med Facebook og O-service dækker behovet for at formidle klubbens og forbundets aktiviteter. Der hvor vi har brug for forbedringer er følgende:

- Løbende med en større klubvinkel at fortælle medlemmerne og andre når noget væsentligt sker i klubben. Også til andre, som følger OK Pan f.eks. på Facebook.

- Løbende at holde kontakt til pressen og fortælle dem og folk i byen og regionen hvad der hænder og præsteres i OK Pan, så vi bliver kendte og så f.eks. de mange superpræstationer, som leveres også opleves udenfor O-kredse.

Til dette har vi brug for et kommunikationsudvalg på 1-2 personer, som har lyst til at gøre dette stykke supervigtige klubarbejde.

 

Ungdom

(se også under ”økonomi”). Der arbejdes på at gøre overgangen fra minitræning til U-træning mere glidende mhp at sikre, at der er optimale tilbud til alle børnene.

Jeanette har lavet en aftale med Løberen om indkøb af kompasser.

U-afdelingen laver også i år ”Aktiv Sommerferie” med tilskud fra kommunen.

Som noget nyt bliver der introforløb både til børne- og ungdomstræning efter sommerferien ved Camilla og Signe. Dette markedsføres via Facebook m.m.

 

Klubmesterskab lørdag 4. november

Kell arbejder med skov og banelægger.

 

Indmeldelse og kontingent

Jan Bille og Kell arbejder med proceduren, som bliver opstrammet og enklere. Det har tidligere været et ret stort arbejde at indkræve de sidste kontingenter, men fremadrettet bliver det enklere. Der er fortsat enkelte detaljer, som ikke er endeligt på plads, men det nye system vil blive udmeldt og beskrevet i nær fremtid, når de er klar.

 

Bussen (”folleren”)

I aftagende god stand. Hans Bloch er på udkig efter en ny bus. Vi håber, der kan handles i efteråret.

 

Vedligeholdelsesdag

Medlemmerne er ret gode til at rydde op løbende både i huset og på loftet. Kent rydder op tidvist, mest på loftet og Panisterne hjælper også til. Uffe fjerner de sidste fliser ved flagstangen og Jan Bille træet bag huset. Der er således ikke behov for en vedligeholdelseseftermiddag før til efteråret. Kent indkalder. Torben Kragh og Ulrik har færdiggjort opgaven med at lukke skuret med en prof. dobbeltdør. Rigtig godt arbejde!

Reminder: Oprydning i køkkenet er ikke altid optimal. Stole kommer ikke altid på plads efter brug (møder osv).

Pan-SOK do the JWOC (Pan og Silkeborg laver junior-VM sammen I 2019…..)

Arbejdet med Junior-VM 2019 skrider frem og lige nu er der behov for et styregruppemedlem fra OK Pan. Kell arbejder med opgaven. På sigt bliver der brug for mange hjælpere, men det er jo først om et par år. JWOC-ugen vil blive meldt ud i nær fremtid, så hjælperne har mulighed for at planlægge efter det. Det bliver stort og sjovt!

 

Næste møde:

Tirsdag d. 8/8 kl. 19.30 på Silistria. Emner til dagsordenen: Opfølgning på frivillighed og kommunikation og endelig fastlæggelse og udmelding af kontingent og ind/udmeldingsprocedurer. Udsatte punkter:

1. Klubtræner (i samarbejde med Emma)

2. Forhandlinger om ny aftale med Aller omkring Feminaløbet (den gamle udløber)

3. Opdatering af hjemmeside

4. Teltkoordinator

 

Referat: Kent

Klubhus

Silistria
Ørneredevej 15
8270 Højbjerg 
T:  86 27 08 31
M: 29 73 47 18
CVR: 64040618

Sekretariat (ekstern kontakt)

Jan Bille
Mejløvænget 33
8381 Tilst
Tlf. og SMS:    29 73 47 18
Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
MobilePay: 54878

Link

Kontakt_qr