2017.04.18

Bestyrelsesmøde d. 18. april 2017 19.30- 21.30, hos LoneVært historik

 

Tilstede: Lone, Kell, Kent Jeanette

Referent: Jan

 

Diskussion:

 

1.     Mål  og strategi 2017, yderligere input? - Lone

a.     Frivillighed (uddannelse)

b.    Økonomi

c.     Kommunikation (ekstern/intern)

d.    Andet

Forslag: afhold et input møde med udvalg og andre interesserede?

 

Diskussion af muligheder for at styrke frivilligheden i klubben.  Der blev foreslået afholdt et møde med de stående udvalg og eventuelt andre interesserede, for at afsøge mulighederne for eventuelt nye tiltag i forhold til opgave koordinering og tovholdere. Der skal gentænkes i forhold til hele kommunikationsområdet.

Desuden løst og fast om hvordan vi kan skabe lidt mere "klubsamhørighed" når vi er ude til løb.

 

2.     Ansøgning - Jeanette

 

Jeanette gennemgik eksempler på støttemuligheder Derudover diskussion af økonomi mellem forbund, klub og elite.

Kompetenceprofiler, næste step? - Lone

3.     Udkast til nyt spørgeskema til medlemmer, lavet med inspiration fra Silkeborg og på en opfordring fra frivillighedskoordinatoren til JWOC Emma Klingenberg

a.     Hvordan skaber vi sammenhæng mellem kompetenceprofilerne, frivillighed og spørgeskema?

b.    “Forslaget” i punkt 1, kunne udover input, måske også danne grundlag for ejerskab?

 

Generel diskussion af hele formålet med kompetenceprofilerne. Dele af diskussionen refererer direkte til indholdet i punkt 1. Der skal inddrages flere personer i projektet.

 

4.     Indmeldelse og kontingent - Jan Bille

a.     Procedure og beskrivelse se bilag 2

 

Jan gennemgik forslag til ny procedure for indmeldelse og oprettelse af nye medlemmer. I hovedsagen indebærer forslaget, at man fremover kun indmeldes ved forudbetaling. Herved kan sagsgangen forenkles ganske betydeligt og involvere færre personer end hidtil.

 

Bestyrelsen vedtog samtidig et forslag til fremtidig procedure for opkrævning og betaling af kontingent. Set i lyset af dette års store problemer med at få inddrevet kontingent fra medlemmerne, indføres der fremover en helt fast tidsramme for opkrævning og indbetaling. De nye procedurer er vedhæftet dette referat.

 

5.     Opdatering af hjemmeside - hvordan finder vi ressourcepersonen?

a.     Forslag fra Kell blev diskuteret

Kell orienterede om en mulighed for at søge tilskud til at få hjemmesiden opdateret og revideret. Hvis vi skal kunne udnytte nye muligheder på hjemmesiden, vil en opdatering være tiltrængt/nødvendig. Indtil videre ser vi om der ikke skulle kunne skabes mulighed inden for klubbens egne rammer.

 

6.     Elite økonomi - Jeanette/Lone

Lone og Jeanette gennemgik oplægget fra DOF om økonomi i forhold til eliteløbere og deres deltagelse i forskellige samlinger og konkurrencer. Oplægget indikerer umiddelbart store udgifter for en klub som Pan. Oplægget overvejes yderligere.

 

7.     Livelox - abonnement? Kell/Kent

 

Kell orienterede om mulighederne for at abonnere på Livelox, som er et system hvortil man kan uploade sine løbeture, for at sammenligne bl.a. vejvalg m,ed andre løbere der har løbet samme baner.

Umiddelbart tyder det på, at det vil blive for dyrt hvis man skal have fuldt udbytte af systemet. Der arbejdes lidt videre med mulighederne.

 

8.     Folleren - Lone

Der er taget kontakt til Hans Bloch for at få vurderet alternative muligheder til Folleren, som er ved at være lettere bedaget.

 

9.     Alarm vejledning - Jan Bille

Jan udarbejder et opslag til betjening af alarmen, som ophænges på Silistria.

 

10.  Bemanding af:

a.     Suppleant post i bestyrelsen

Der skal fortsat findes en suppleant til bestyrelsen.

b.    Naturløb og skolekontakt (er det faldet på plads Jeanette?)

Juul har påtaget sig opgaven med at lave selve løbet.

c.     Femina, 7. juni

Per Dahl og Henriette Kranker har indvilget i at være koordinatorer.

d.    Find vej, lørdag d. 29 april - BESAT

Sofie Secher har taget opgaven.

e.     Redaktør Pan-Posten

Der er siden bestyrelsesmødet fundet en ny redaktør til Pan-Posten. Det blev Ellen Winther Mortensen, som er ny i klubben men som har en fortid i Hvalsø OK.

f.      JWOC

Kell orienterede om status og kunne oplyse, at der stadig mangler et styregruppe medlem fra Pan.

g.    Nordkredsen: kredsens ungdomsarbejde

Oplysning om, at vi allerede er repræsenteret i arbejdet.

h.    Ekstra hjælper til Emma - BESAT

Posterne er allerede blevet besat med Ulrich, Annemette og Rasmus.

 

 

11.  Punkter til diskussion fra Nordkreds ledermødet                                                                                           

a.     DM nat skal det afvikles i foråret eller i efterår?. Dette er ikke et DOF reglementsspørgsmål, men afgøres i Planudvalget. Løbet “parres med” Divisionsfinalen, for at tiltrække flere løbere. Prøveperiode på 2 år. (2018-19). Hvad er vores holdning?

b.    Forenklet point system til divisionsturneringen, Se oplæg og  Forslag til divisionsturnering

 

Korte punkter:

 

A.    JWOC opdatering - Kell

Der har været forevisning af de påtænkte skove, som herefter er godkendt.

 

B.    Knæk koden kursus?

Diskussion af punktet udsættes.

 

C.    Gravering af pokaler for 2015 + ungdom 2016 - Kell?

Punktet afventer.
 

D.    Ideer: Lone

○      Sponsorer har I nogle input? 

Der er ikke umiddelbart nye og gode ideer.

○      Familiedag koncept (hel dag’s underholdning)

Kan vi skaffe tovholdere? Hvordan laver vi en effektiv markedsføring?

○      30 kr for deltagelse i træningsløb for eksterne?

Vi fastholder indtil videre betalingen på 20 kroner. Stigningen vil ikke stå mål med signalet.

○      Videoer på FB efter ungdomstræningerne?

Ideen er god nok, men børn under 15 år kan ikke oprette profiler på Facebook. Andre muligheder overvejes.

 

E.    Input til DOF ang DOF’s økonomiske belastning i klubberne  - Kell er det en opgave for dig?

Dette punkt udskydes lidt endnu.

 

 

Kontakt til udvalg: (Punktet udskudt

 

Elite -

Camilla

Kort - Kell

Ungdom - Jeanette

Løb - Kell

Arrangement - Lone

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning -

Lone

Hus - Kent

Kommunikation - Camilla

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Info:

 

F.    Udstyr til trænere, udleveres efter påske -Lone

 

G.    Ungdomsafdelingen afvikler skygge træning for forældre - Jeanette

 

H.    Femina i Mindeparken d. 7. Juni. Der er uddelt 500 flyers .

 

I.      Skolekort Engdalsskolen - Flemming Nørregaard har kontakten til skolen

 

J.     Dagsberg.eu - data flyttes når klubbens egen hjemmeside er blevet opdateret.

 

 

Evt.  Der var ikke punkter under evt.

 

Dato for næste møde:  torsdag den 1. juni klokken 19:30 på Silistria

 

 

Punkter til næste møde: ingen

.

Bilag:


Retningslinier for indmeldelse og kontingent i Orienteringsklubben Pan

 

Procedure for indmeldelse.

Det kommende medlem indsender indmeldelsesblanket til sekretæren og indbetaler samtidig det kontingentbeløb der er angivet på hjemmesiden. Betaling foretages så vidt muligt via MobilePay.

Ved indmeldelse efter 1. maj indbetales det halve beløb.

Ved indmeldelse efter 1. september indbetales 1 års kontingent, som dækker det efterfølgende år.

Når sekretæren har konstateret, at beløbet er modtaget, tildeles medlemmet et medlemsnummer i Pan og oprettes som bruger i O-service.

 

Procedure for indbetaling af kontingent.

Sekretæren udsender omkring den 15. oktober en email, jf. de i O-service registrerede mail adresser, til samtlige medlemmer med besked om, at det er tid for den årlige indbetaling af kontingent. Påmindelsen annonceres samtidig på hjemmesiden, på Facebook og i Facebook gruppen. Kontingentperioden starter den 1. november.

Til de medlemmer der ikke har indbetalt kontingent den 15. november, udsendes en mail med opkrævning af skyldigt kontingent + 100 kroner i gebyr for den ekstra administration.

Til de medlemmer der ikke har indbetalt kontingent den 1. december, udsendes en mail med opkrævning af skyldigt kontingent + 100 kroner + yderligere 100 kroner for den ekstra administration.

De medlemmer der ikke har indbetalt kontingent den 15. december vil umiddelbart blive blokeret for tilmelding til løb i O-service.

Den 1.  februar vil der jf. klubbens love blive udsendt en 8 dages varsel om udmeldelse af Pan.

 

Procedure for genindmeldelse.

Et tidligere medlem, som er blevet udmeldt efter ovenstående, og som ønsker at blive genindmeldt i OK Pan, kan indmeldes efter de sædvanlige procedurer, såfremt vedkommende først har betalt det skyldige beløb, som i dette tilfælde er 2 x 100 kroner . Ved genindmeldelse mere end 1 år efter udmeldelse dog tillagt de 3 måneders skyldig kontingent.

 

Undtagelser fra ovenstående.

Ethvert medlem kan i god tid indgå aftale med sekretæren om afvigelse fra de generelle regler.

 

Godkendt på bestyrelsesmødet den 18. april 2017.