2016.09.20

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 20.09 2016 kl. 19.30- 21.30 på Sil.

Vært:   Kent

Vært historik

5/4

7/6

30/8

20/9

 

 

 

 

 

 

Kell

Tirsdags spisning

Tirsdags spisning

Lone medbringer frugt mv

Kent

 

 

 

 

 

 

 

Tilstede: Kent, Lone, Ida, Kell og Camilla.

Ref.: Jan

 

Diskussion:

1.     Evaluering af DM mellem og Midgaardsormen

Kent havde kort efter afviklingen lavet en fin beretning af sine oplevelser fra løbet.

Det kunne desuden konstateres, at det er forbundet med visse logistiske udfordringer at afholde dobbelt arrangementer på 2 forskellige lokationer med så kort tid imellem. Hvert løb havde brug for ca. 120 poster.

Midgårdsormen forløb ligeledes tilfredsstillende og konceptet fungerede OK.

 

2.     Naturløb d. 22/9 og skolekontakt - Lone

Der er endnu ikke fundet en afløser som skolekontakt efter Mogens Finderups fratræden.

Bestyrelsen søger videre efter egnede kandidater, interesserede opfordres til at kontakte bestyrelsen eller Mogens..

3.     Kommunikation på hjemmesiden - Camilla
- struktur

Camilla havde sammenskrevet en oversigt over klubbens samlede kommunikations kanaler og over de begivenheder der i årets løb kræver særlig opmærksomhed.

Der er mange forskellige kommunikationskanaler, som hver især har sin medlems grupper som mål.

Camilla løb enkelte punkter igennem, og satte navne på ansvarlige for områderne.

Camilla kontakter de medlemmer som bestyrelsen håber vil varetage en kommunikationsopgave i det kommende halve år.

 

4.     Evaluering af Femina, efterårsløb, Mindeparken d. 14. september - Lone

-       Ansvarlig forår 2017?

Feminas efterårsudgave forløb rigtig godt. Vejret var fint og vi var meget tidligt færdige med oprydningen. Der var aftalt endnu 2 arrangementer i 2017 efter samme koncept. Aller har netop meddelt at efterårs løbet aflyses i 2017. Der skal findes endnu en ansvarlig for arrangementet næste år. Interesserede opfordres til at henvende sig til bestyrelsen - arbejdsindsatsen er overkommelig :-)

 

5.     Fjernlager - Kent og Lone

Fjernlageret i Odder er blevet tømt og hjemtaget til Silistria.

 

6.     Skal vi stoppe salget af offset trykte kort og i stedet selv trykke efter behov?

Diskussion af hvorvidt fremstillingen af de kort der sælges skal ændres, så vi selv printer på vandfast papir. Herved opnås, at der ikke er noget spild af offset trykte kort hvilket kan kompensere for den lidt højere pris for det vandfaste papir. Det bliver samtidig meget lettere at levere fuldt opdaterede kort til kunderne. Jan får en laserprinter med hjem og tester om kvaliteten er tilfredstillende.
 

 

 

7.     Pandelamper til nye medlemmer, forslag fra Løberen, løberen giver samme tilskud som Pan! - Lone

a.     Gemini XERA-2 950 lumen koster 1400 kr.

b.    M-Tigers FI 3000 lumen koster 1900 kr.

Hvor stort et tilskud?

Det er igen i år blevet besluttet, at yde tilskud til nye medlemmers køb af pandelamper. Pan og Løberen yder hver et tilskud på 200,- til køb af ovenstående lamper. Tilbuddet gives til medlemmer der er indmeldt efter 1. November 2015.

 

8.     Arbejdsdag på Sil - Kent+ Camilla

-       Støvsuger og buskrydder købt

-       Status på fliser?

-       Dato for arbejdsdag?

Der er indkøbt ny støvsuger og en buskrydder.

Camilla sætter et opslage på fliser i Den Blå Avis.

Kent fastsætter en dato for fælles arbejdsdag til næste møde.

 

 

9.     Regler for booking og udlån af udstyr - Kell og Jan
-

Diskussion af hvad klubben ligger inde med af udlåns egnet udstyr. Der var enighed om, at det ikke er klubbens opgave at drive udlejningsvirksomhed

Det blev besluttet, at man lejlighedsvis kan udlåne klapborde og stole og at klubben anskaffer et antal pandelamper, som nye medlemmer kan leje i en kort periode indtil de selv får anskaffet sig en.

10.  Regnskab og budget 2016/2017

-       Kontingentændringer?

Muligheden for kontingentændringer blev vendt, men en beslutning udsættes til senere.
 

11.  Events, opdatering af materialer?, se også bilag 1 - Lone

Der skal foretages en gennemgang af klubbens skriftlige materialer med henblik på ajourføring og vurdering af indholdet. Punktet behandles på et senere møde.

 

12.  Logo og navn på Folleren? (bare en idé :-)) - Lone

Lone tager kontakt til skiltefirma for at undersøge muligheden for Pan logo og evt. sponsorer på Folleren.

 

13.  Tilbagemeldinger fra nye medlemmer

Vi har gennem en længere periode bedt nye medlemmer om at besvare et spørgeskema om årsagerne til, at de har valgt at melde sig ind i en orienteringsklub. Lone gennemgik nogle af svarene og vi vil forsøge at inddrage besvarelserne i den måde vi tager imod nye medlemmer på.

 

 

 

 

14.  Klubtelt til løb

a.     Hvordan sikre vi at det kommer med?

b.    Skal vi se på et mere håndterbart telt?

Det er de medlemmer der benytter Folleren, der er ansvarlige for at medbringe og hjembringe telt i forbindelse med større stævner. Det ene telt kan passende have fast plads bag i bilen.

 

15.  Telefon og lås - Jan og Lone

                      Status:

-       et billigt telefon abonnement til sekretariatet. Jan overdrager her efter det eksisterende nummer til klubben. Nummeret knyttes til en klubkonto og kan herefter anvendes til mindre køb og salg i sekretariatet,

-       Opfølgning på G4S

-       Alternativ alarm - Jan

Jan overdrager nummer 29734718 til klubben og har det tilhørende SIM kort installeret på egen telefon. Kell sørger for, at der oprettes mulighed for MobilePay til og fra dette nummer.

Jan undersøger mulighederne for, at få større udbytte af den nye dørlås ved at skifte alarmselskab. Mulighederne drøftes på næste møde.

 

Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:

16.  Koncept for klubmesterskab, oplæg - Kent, Camilla og Ida
- Gravering af pokaler for 2015 (mangler, Kell varetager opgaven) og skal der fremadrettet graveres?

Der forsøges med nyt koncept for klubmesterskab, således at ungdomsrækkerne fortsætter som hidtil, mens seniorerne indskrænkes til kort og lang distance i henholdsvis let, mellemsvær og svær.

Der udarbejdes en samlet beskrivelse af retningslinierne for klubmesterskab, herunder regler for præmier og gravering.

 

17.   DM hold d. 9/10 Svanninge Bjerge - Lone

a.     Bus bestilt, egenbetaling 50 kr afgang kl 7.15 fra stadion

Turen er afviklet, og der var en fyldt bus og masser af kage.

 

18.   Aftale med Løberen, er under udarbejdelse - Lone

Lone er ved at lægge sidste hånd på en ny aftale med Løberen. Den forventes klar til næste møde.

 

19.  JWOC opdatering - Kell

Ikke yderligere nyt.

 

20.  Dato for “Knæk koden” og “Banelægning” - Kent

Der afventes fortsat datoer for kurserne.

 

21.  SI udstyr, status på indkøb af nye enheder - Kell

Udsættes til næste møde.

 

22.  Samarbejde med Folkeuniversitetet vedr "Hearts & Minds" festival 23.9.-25.9 - Kell

Orientering om forløbet af arrangementet, som forløb tilfredsstillende. Spændende emne og et godt løb efterfølgende.

Der var i omegnen af 60 deltagere.

 

Klubben fylder 70 år, vi forsøger at opdatere hæftet? Link- Anni og Pan-post redaktionen ser på opgaven

 

23.  Kontakt til udvalg:

 

Elite - Tut

Kort - Kell

Ungdom - Lone + Tut

Løb - Kell

Arrangement - Ida

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning Camilla

Hus - Kent

Kommunikation - Camilla

 

 

5/4

7/6

7/6

 

20/9

20/9

 

5/4

 

Evt.

 

Dato for næste møde:  Tirsdag den 25. Oktober 2016