2016.06.07

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 07.06 2016 kl. 19.30 - 21.30 på Sil.


Vært:      Tirsdagsspisning i forbindelse med træningen


Vært historik

5/4

7/6

               

Kell

Tirsdags spisning

               

Til stede: Lone, Kent, Kell, Camilla, Ida


Diskussion:


  1. DM-mellem og Midgårdsormen d. 3 og 4. sept. 2016

Jonas Munthe er stævneleder til Midgårdsormen. Bestyrelsen forsøger snarest at finde en sparring til ham.


  1. Langtidsterminslister, er der noget vi skal byde på? - Kell

Lone og Kell tager til Nordkreds klubledermøde i weekenden.

Vi regner med at byde ind på JFM Stafet i 2018 og måske en divisionsmatch.


  1. Yoga arrangement d. 26/6 - Camilla og Ida

Hallen til arrangementet er booket, Der er lidt usikkerhed om hvad der i øvrigt skal foregå.

Camilla tager kontakt til arrangørerne for at klarlægge forløbet.


  1. Økonomi - Kell

Kell kunne berette, at klubbens økonomi overordnet set er solid.

Kontingentindtægterne ligger pænt over budget, mens løbsindtægterne først forventes senere på året.

Der følges op på eliteudvalgets regnskaber i den kommende tid.


  1. Femina, efterårsløb, Mindeparken d. 14. september - Lone

Lone gennemgik forløbet af Feminaløbet. Der havde været ca. 1700 deltagere, hvilket nok var lidt under målet.

Erfaringerne fra i år er, at der meget gerne skal være flere hjælpere om formiddagen til opstilling af pladsen. Der skal være bedre bespisning af hjælpere (svarende til de øvrige år), som afser en del fritid på projektet.

Løbet den 14. September skal have ny “stævnelederleder” da Jan Hauerslev gerne vil afløses.

Kent spørger lidt rundt i medlemskredsen efter formiddagshjælpere.


  1. Spørgeskema til medlemmer - opfølgning - Lone

Spørgeskemaet, som blev sendt rundt til samtlige medlemmer af klubben er under evaluering. Der kom i omegnen af 60 svar retur hvilket er acceptabelt.

Jan samler sammen på svarene og sorterer dem for at videregive dem til de forskellige udvalgsformænd.


  1. Pan’s elite - Lone

Der var almindelig orientering om elite udvalgets arbejde og forventninger til fremtiden.

Ebbe vil bla sammen med Nicklas samle op, og lægger planer for den nærmeste fremtid.






  1. Dato klubmesterskab og klubfest?

    1. Ansvarlig for klubmesterskab: Ivan Christensen

    2. Booking af lokale

    3. Gravering af pokaler

Hele konceptet for klubmesterskaberne gentænkes af et udvalg bestående af Kent, Ida og Camilla.

Der er samtidig overvejende stemning for, at stoppe med gravering af pokaler, da udgiften er uforholdsmæssig høj.

Hvad der eventuelt skal erstatte dette indgår i udvalgets overvejelser.


  1. Klubben fylder 70 år, hvad skal der ske? til inspiration

Der lægges op til en lidt større fest end sædvanlig, og bestyrelsen forsøger at få fat i levende musik til festen.

Historiebogen der strækker sig tilbage fra klubbens stiftelse forsøges ført op til dato.


  1. Medlemsskab af DGI? - Kell

Vores medlemskab af DGI koster årligt 2600,- . Vi bruger i meget begrænset omfang kursustilbuddene.

Medlemskabet opsiges.


  1. Suppleant - status

Bestyrelsen hari dag kun  en suppleant. Der annonceres på Facebook gruppen efter en interesseret.


  1. Klubtur

    1. Opfølgning på årets klubtur

Der har blandt deltagerne i årets klubtur været bred enighed om, at dette års klubtur var helt perfekt. Stedet var godt, vejret var helt usædvanlig godt og Henrik og Grethes tilrettelæggelse og afvikling af turen var helt perfekt. Tak for det.

    1. 2017, Grethe og Henrik som arrangører? og budget

Henrik og Grethe har efter flere år som arrangører af klubturene meddelt, at de gerne vil afløses. Det er selvfølgelig beklageligt, men også forståeligt.

    1. Som afløsning for Henrik og Grethe har Trine, Anni og Mariann allerede meldt sig som næste års arrangører. Det er dog under forudsætning af, at der er bred opbakning til alt det løbsrelaterede, som skal foregå på turen.

Bestyrelsen peger  på weekenden den 9.-11. Juni da der er ledig kapacitet i Ålbæk og Skagen til at huse i omegnen af 100 deltagere.

Der arbejdes videre med projektet.


Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:
 

  1. JWOC opdatering - Kell

Kell kunne oplyse, at det nu officielt er meddelt, at Silkeborg og OK Pan skal stå for afviklingen af JWOC i 2019.

Stævneledelsen påbegynder derfor straks konstitueringen.


  1. Dato for “Knæk koden” og “Banelægning” - Kent

Diskussion af behovet for kurserne og deres omfang mundede ud i, at der bør afholdes mindst 1 årligt banelægnings kursus og 2 årlige “knæk koden” kurser. Kurserne bør hver være af 2 dages varighed. Det blev aftalt, at det førstkommende “knæk koden” kursus skal være umiddelbart efter sommerferien og det næste lige inden introduktionsdagene. Banelægger kurset skal placeres en gang i løbet af vinteren.

Kent har lovet at stå for koordineringen, og melder snarest ud med datoer.



  1. SI udstyr, status på indkøb af nye enheder - Kell

Der er endnu ikke indkøbt nyt supplerende SI udstyr. Der er taget skridt til at udskifte batterier i enhederne.


  1. Nyhedsbreve - Camilla

Evaluering af prøveperiode. Flere har givet udtryk for, at det er rart med nyhedsbrevene. Camilla mener ikke det er noget stort arbejde at lave dem, så indtil videre fortsætter hun efter samme koncept.


  1. Events - Lone

Lone orienterede om en event, som hun og Munthe skal afholde for en medarbejdergruppe fra Bestseller.

Sofie Secher afholder et børnearrangement førstkommende søndag.

Hele vores arrangements tilbud skal genovervejes, og foreløbig er der udfærdiget midlertidige ændringer med hensyn til priser og omfang af arrangementerne. Ændringerne er lagt på hjemmesiden.


  1. Samarbejde med Folkeuniversitetet vedr "Hearts & Minds" festival 23.9.-25.9 - Kell

MØ kan desværre ikke komme til festivalen.

PANs orienteringsarrangement åbner festivalen.


Telefon og lås - Jan og Lone

Tingene er nu faldet på plads omkring indkøb af nyt kode baseret låsesystem og alarm. Det bliver efter planen udskiftet inden for den aller nærmeste tid, og der vil herefter blive udsendt orientering om hvordan medlemmerne skal forholde sig herefter.

Sekretariatets telefonabonnement afventer forskellige praktiske overvejelser og hviler lidt.



Info


  1. Kontakt til udvalg, denne gang: ungdom jfv punkt 1 og kommunikationsudvalget, jvf punkt 7


Elite - Tut

Kort - Kell

Ungdom - Lone + Tut

Løb - Kell

Arrangement - Ida

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning Camilla

Hus - Kent

Kommunikation - Camilla

   

5/4

7/6

7/6

       

5/4



Evt. Der var ingen punkter under evt.


Dato for næste møde: 30. August 2016