2016.04.05

Referat af

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 05.04 2016 kl. 19.30 - 21.30 på Sil.

Vært: Kell     Besøg af Mogens (skolekontakt) og Jeanette (ungdomsudvalget)

Tilstede: Lone, Kell, Kent, Torben

Referent: Jan

Vært historik

5/4

                 

Kell

                 

Diskussion:


  1. Skolekontakt, besøg af Mogens (Skolekontakt) og Jeanette (Ungdomsudvalg). Vi afsætter 1 time til punktet.

    1. Mulighederne i en tæt skolekontakt

    2. Forudsætninger for succes

Ad 1.     Der var afbud fra Mogens og Jeanette, men Lone kunne fortælle, at Mogens er undervejs med etablering af et skoleudvalg. Vi kan allerede nu tilbyde en pakke til skolerne med instruktion og kort for 3000,-. Der skal skabes en tættere kontakt til skolerne via ”Skolernes Find Vej Dag”, som Jonas Munthe og Emil Thorsen står for i år.


Der blev diskuteret en model som praktiseres af Højbjerg Badmintonklub, gående ud på, at skolebørn efter skole deltager regelmæssigt (dagligt) i træningsforløb. Der var enighed om, at dette vil være alt for resoursekrævende hvis det handler om at skaffe nye medlemmer.


  1. Suppleant – status

Ad 2.    Der er ingen afklaring omkring den sidste suppleant til bestyrelsen. Det afventes om nogen selv viser interesse, eller at bestyrelsen selv finder et emne.


  1. Samarbejde med Folkeuniversitetet vedr "Hearts & Minds" festival 23.9.-25.9 – Kell

Ad 3.    Kell orienterede om Folkeuniversitetets "Hearts & Minds" festival til efteråret. Vi skal tage stilling til, om vi kan bidrage med arrangementer der passer ind. Man kan læse mere om festivallen på: http://heartsandminds.fuau.dk/


  1. Nyhedsbreve - Camilla

    Evaluering af prøveperiode

    Kommunikationsudvalg – status

Ad 4.    I Camillas fravær diskuteredes formidling i bred forstand. Snak omkring de medier vi hyppigst anvender i dag; Facebook, Hjemmeside, e-mails og Youtube. Det er vigtigt at de oplysninger der ligger offentligt tilgængeligt, er opdaterede, og at man er opmærksom på nye måder at udbrede kendskabet til klubben og sporten. Eksempel på meget flotte og sigende promo’er er videoerne fra NightTrail.

Der er enighed om, at alle skal kunne se indholdet af Facebook gruppen, men at det kun er medlemmer af klubben, som får mulighed for at tilføje indhold.

Kommunikationsudvalget diskuterer formen af nyhedsbrevene på deres næste møde.
 

  1. SI udstyr

Renovering/investering?

  • Ønsker fra NightChamp, at der er i alt 90 af de små poster med gule stativer. At posterne får lidt større reflekser

Ad 5.    Der er enighed om, at anskaffe et passende antal nye SI-stativer, -poster og –brikker. Kell checker priser og vurderer hvor stort behovet er.

Kent og Jan sørger for, at letvægts stativerne påmonteres lidt større reflekser i løbet af sommeren.
 


  1. Yoga arrangement - Camilla og Ida
    Kort status

Ad 6.    Der er skaffet en hal til arrangementet som afvikles den 26. juni. Alt skulle være på skinner.
 

  1. Femina, markedsføring og deltagerantal - Lone

    Hvem står for efterårsløbet? (skubbet en uge til d. 13/9)

Ad 7.    Løbet afvikles den 23. maj. Der er reklameret gennem Facebook og annoncer, og der er i år et stærkt begrænset antal flyers der skal omdeles. Jan Haurslev kontaktes for nærmere status.


  1. Nye “Find vej i” skove? - Hvem har opgaven? (hvis vi forfølger den, f.eks i Hasle)

Ad 8.    Diskussion af mulige nye Find Vej I skove. Der var bred enighed om, at det vigtigste er at vi vedligeholder de poster vi allerede har opstillet. Kell overvejer at lave foto orientering i Botanisk Have. Nærmere herom senere.
 

  1. Dato for “Knæk koden” og “Banelægning” – Kent

Ad 9.    Der skal afholdes et eller flere kurser i ”Knæk koden” og i banelægning i løbet af foråret. Kent har lovet at komme med datoer for kurserne så hurtigt som muligt inden næste møde.


  1. Firma arrangement – Jan

Bemanding?

Ad 10.    Der har været annonceret efter hjælpere til afvikling af et par firma arrangementer via Facebook gruppen. Vi vil fremover se om vi kan bruge spørgeskemaundersøgelsen i den sammenhæng?


  1. Telefon og lås - Jan og Lone

    Status:

  • et billigt telefon abonnement til sekretarietet. Jan overdrager herefter det eksisterende nummer til klubben. Nummeret knyttes til en klubkonto og kan herefter anvendes til mindre køb og salg i sekretariatet,

  • kodelås på hoveddøren

Ad 11.    Telefonabbonnement og Mobilepay etableres ved lejlighed.

    Lone er i dialog med vores vagtfirma om drift af alarm..       


Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:
 

  1. NightChamp - Lone

Dagsberg fortsætter heldigvis, der er lavet aftale om dato koordinering mellem Nighttrail og NightChamp samt en backinggroup med Jeanette Finderup i spidsen.


  1. Løbeskole status – Camilla    Løbeskolen er blevet aflyst, da der ikke var tilstrækkelig tilslutning. Kan den markedsføres anderledes? Måske et emne for Kommunikationsudvalget?


  1. Repræsentantskabsmøde d. 5/3 i Brøndby, Lone
    Repræsentantskabsmødet forløb stille og roligt, og der kan findes en omtale af mødet på: http://www.do-f.dk/nyheder/news.cgi?id=6259


  1. Klubudvikling – Lone.
    Spørgeskema udsendt til alle klubmedlemmer over 18 år.    Der er kun indkommet 44 besvarelser. Jan sørger for en genudsendelse af opfordringen til at besvare spørgsmålene i skemaet.
     

  2. Udlån af Sil - Lone
    Reglerne er uploadet på hjemmesiden


  1. Find vej dag d. 30 april - Lone

Find vej organiseres af Lise Lotte. Hjælpere fundet og materialet er i hus.


  1. Kurser for bestyrelsesmedlemmer, tilmeld dig hvis der er noget af interesse


  1. Skole “Find vej i” - Lone

    Emil Thorsen og Jonas Munthe er ansvarlige for arrangementet, som afvikles den 27. april


  1. JWOC opdatering – Kell    Der er endnu ikke nogen endelig afgørelse.


Info


  1. DM-mellem og Midgårdsormen d. 3 og 4. sept. 2016, noget nyt – Tut    Tilladelserne løber ind, stævnepladsen er fundet og der udarbejde reklame materiale.
     

  2. Kontakt til udvalg, denne gang: ungdom jfv punkt 1 og kommunikations udvalget, jvf punkt 7


Elite - Tut

Kort - Kell

Ungdom - Lone + Tut

Løb - Kell

Arrangement - Ida

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning Camilla

Hus - Kent

Kommuniktations - Camilla

   

5/4

           

5/4



Evt.   Der var ingen punkter under evt.


Dato for næste møde:  7. juni klokken 19:30


Punkter til næste møde:   

  • Gravering af pokaler til klubmesterskab - skal vi fortsætte?

  • Langtidsterminslister, hvad byder vi på - Kell