2016.02.02

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 02.02 2016 kl. 19.30 - 21.30 på Sil.

Tilstede: Kent, Kell, Ida, Tut, Lone

Afbud: Camilla

Referent: Jan


Vært: Kent

Vært historik

10/3

21/4

9/6

25/8

20/10

01/12

05/01

02/02-16

   

Lone

Per

Kell

Ida

Camilla

Tutzon

Pizza

Kent

   

Diskussion:


  1. Generalforsamling d. 19.01.2016 kl. 20.00 - Lone
    Suppleant?

Der blev samlet op på generalforsamlingen, og konstateret en lav deltagelse med kun 19 fremmødte. Generel enighed om, at det er ønskeligt at flere deltager. Det vil blive forsøgt at afholde generalforsamlingen på en dag hvor den kan lægges i forlængelse af et løb.

Der vil blive forsøgt fundet en suppleant.


  1. Fokus punkter i 2016 - Lone

Fokuspunkt omkring modtagelse af nye medlemmer i forbindelse med intro dagene blev sidste år varetaget af Hans Christiansen og Bent Nielsen. Der blev udtrykt tilfredshed med forløbet, og foreslået mindre tilpasninger af indhold.

Kent anførte, at gymnastik om mandagen og træning om torsdagen lider af nedgang i deltagerantallet. Hvad kan vi gøre, og hvad er årsagen? Skal der ændres på indholdet? Afviklingen af træningen om torsdagen tages op til overvejelse.

Der bliver taget initiativ til afholdelse af mindre kurser i brugen af SI-enhederne, Condes programmet, o-service,  i banelægning og evt. andre relevante emner. Tanken er, at kurserne kan afholdes efter lørdagsløb eller tirsdagstræningen hvis det ikke bliver for sent.

Der var bred enighed om, at ungdomstræningen skal have stor opmærksomhed, følges og støttes.


  1. Løbeskole - Camilla

Punktet udsættes til næste møde
 

  1. NightChamp

Den fremtidige afvikling af NightChamp løbene blev diskuteret indgående og alle var enige om, at det er vigtigt at denne løbsserie fortsætter. Dagsberg har ydet en stor indsats og han bliver kontaktet for en klarlægning af det fremtidige forløb.
 


  1. Nyhedsbreve - Camilla

Nyhedsbrevene er en rigtig god ide, men vi skal have fundet ud af hvordan og hvor de præsenteres bedst. Vi snakker videre med Camilla på næste møde.


  1. Klubudvikling

Diskussion af hvorvidt vi skal foretage os noget i forhold til forbundets oplæg til klubudvikling. Der snakkes videre om punktet på næste møde. Lone overvejer et forslag til nyt spørgeskema til medlemmerne.
 

  1. Udlån af Sil - Lone

Diskussionen af reglerne for udlån af Silistria til medlemmernes private arrangementer er blevet overhalet indenom siden sidste møde. Kommunen har tilkendegivet, at man helt generelt ikke accepterer udlån af kommunens lokaler til private arrangementer. Klubbens egne regler for brug af huset bliver herefter tilpasset og lagt på hjemmesiden.


  1. Fastholdes bestyrelsens kontaktpersonerne til udvalgene? - Lone

Strukturen af klubbens mange udvalg fastholdes, så der fortsat er faste kontaktpersoner mellem udvalg og bestyrelse (se fordelingen under punkt 19).
 

  1. Yoga arrangement?

Ida og Camilla er fortsat indstillet på at være tovholdere ved afvikling af Allers yoga arrangement den 26. juni. De vil få brug for et antal interesserede hjælpere og annoncerer herom senere.
 

  1. Femina, markedsføring og diverse praktisk - hvem tager sig af det?

Jan Hauerslev, Kell og Lone har tidligere været hovedkræfterne omkring afviklingen af Femina Kvindeløbet Kell har et ønske om at blive afløst på grund af mange andre tidskrævende opgaver. Der tages kontakt til forældre i ungdomsrækkerne i et forsøg på at inddrage dem i markedsføringen af løbene.
 

  1. Langtidsterminslister, et punkt på klubledermødet d. 20/1 - Kell

Der har været klubledermøde i Silkeborg. Der skal søges om tildeling af løb i 2018 og det overvejes om PAN skal afholde eksempelvis et Djurslandsløb eller lignende i 2017. I 2018 er der mulighed for JFM og divisionsmatch. I 2019 det samme samt Midgårdsormen. I 2020 er der tillige DM Nat, Sprint, Sprintstafet og Ultralang.

Kell og løbsudvalget arbejder videre mod deadline 1/7



  1. Nye “Find vej i” skove?

Forbundet deltager på Big Bang konferencen i Aarhus for bl.a. Natur og Teknik lærere fra hele landet. Deltagerne skal sendes på orienteringsløb, og har foreslået, at man etablerer foto orientering i Botanisk have til dette, som efterfølgende kan være et Find Vej projekt. Der blev diskuteret muligheden for at udvide Hasle Bakker til også at omfatte True Skov. Egnetheden kan måske bedre vurderes efter vinterlang løbet den 7. februar.
 

  1. Skole “Find vej i” - Lone

Der er opfordret til, at PAN afvikler et “find vej i” løb for skoler onsdagen inden den egentlige “find vej i” dag. Det er vigtigt at det arrangeres så der bliver maksimal synlighed, og der var forslag om at bruge Mindeparken hvor vi i forvejen har faste poster, hvilket vil lette afviklingen. Der tages kontakt til mulige tovholdere.
 

  1. Ideer fra Jan - Jan

  1. Oprettelse af under-konto til sekretariatet - vi slipper for løse kvitteringer og bilag

  2. Oprettelse af Visakort - Slipper for løse kontanter, opstart omkostning 100 kr årlig omkostning 100 kr

  3. Anskaffelse af SIM kort til sekretariatet - Fast nummer til klubben, som kan omstilles efter behov, så man alligevel kan få beskederne på sin egen telefon. Man beholder samme nummer ved skift af sekretær. Udgift ved opstart 100 kr, årlig omkostning 500 kr

  4. Mobile Pay ved køb og salg af nøgler og kort o.l. Nem og enkel mulighed, lidt inspiration se mobilepay

  5. Kodelås på klubhus, Ingen nøgler. Mulighed for omstilling efter behov. Meget enklere administration. (Skal nok uddybes). + Flere fordele. start udgift 5000 kr


Rækken af punkter blev gennemgået og summet op til, at der oprettes et billigt telefon abonnement til sekretarietet. Jan overdrager herefter det eksisterende nummer til klubben. Nummeret knyttes til en klubkonto og kan herefter anvendes til mindre køb og salg i sekretariatet, og vil i øvrigt kunne bruges til diverse MobilePay betalinger ved kortsalg, nøglesalg, tøj- og madsalg o.s.v.


Der var enighed om, at det var en god ide at undersøge mulighederne for installation af en kodelås på hoveddøren, hvis vi på den måde kan undgå den hidtidige nøgleadministration. Man vil kunne ændre kode efter behov og fjernbetjene låsen via WiFi. Jan undersøger mulighederne.

     

Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:
 

  1. Find vej dag d. 30 april + Intro træning (er behandlet under pkt.2) - Lone

Find vej organiseres af Lise Lotte. Vi mangler et par hjælpere mellem kl 10 og 13.

  1. 1900 og ungdomstræning - Lone

Lone kunne oplyse, at 1900 fremover selv afvikler deres ungdomstræninger.
 

  1. JWOC opdatering - Kell

Kell oplyste, at alt fortsat tyder på, at vi bliver tildelt JWOC 2019, som efter planen skal afvikles sammen med Silkeborg OK. Vi er eneste ansøger. Det er tanken, at der skal sideløbende skal være publikumsløb.


Info


  1. DM-mellem og Midgårdsormen d. 3 og 4. sept. 2016, noget nyt - Tut

Der er ikke ændringer i planerne omkring afvikling af DM-mellem og Midgårdsormen. Det forventes, at Ørnbjerg Mølle indgår som løbsområde.
 

  1. Kontakt til udvalg - Ikke på dagsordenen denne gang!


Elite - Tut

Kort - Kell

Ungdom - Lone + Tut

Løb - Kell

Arrangement - Ida

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning Camilla

Hus - Kent

Kommuniktations - Camilla

                   


Evt.

Der var ingen punkter under eventuelt.


Mødet blev på trods af de mange punkter afsluttet ca. 21:30


Dato for næste møde: 5. april 2016 klokken 19:30


Punkter til næste møde:   

  • Gravering af pokaler til klubmesterskab - skal vi fortsætte?