2016.01.05

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 05.01 2016 kl. 19.30- 21.30 på Sil.


Vært: Vi bestiller nogle pizzaer, da det er sidste møde inden generalforsamlingen.

Vært historik

10/3

21/4

9/6

25/8

20/10

01/12

05/01

 

 

 

Lone

Per

Kell

Ida

Camilla

Tutzon

Pizza

 

 

 

 

Tilstede: alle

 

 

Velkommen til vores nye sekretær pr 1/1-16, Jan Bille

 

Diskussion:

1.    Gennemgang af regnskab 2015 og budget 2016, Kell og Tutzon

 

Regnskab: Der har generelt været et større overskud end forventet. Såvel Feminaløbet som Påskeløbet genererede en del mere overskud end der var budgeteret med.

Eliten har haft en del større indtjening på at arrangere Nighttrail og Runway Nightrun.

Samtidig har der været større udgifter til deltagelse i Tiomila og Juukola, grundet den store deltagelse.

Der har været større udgifter i arrangementsudvalget end budgeteret, tildels fordi klubben stillede bus til rådighed for transport til Sjælland.

 

Der var herefter en længere diskussion af de mere regnskabstekniske metoder, uden at der var indvendinger mod selve regskabet. Der er ønsker om, at regnskabet er så gennemskueligt som muligt, så man så vidt muligt kan se hvor de genererede overskud bruges.

 

Budget:Der er lagt op til et underskud på 56000,- i næste års budget. Der var en længere diskussion om, hvorvidt det er ønskværdigt at budgetere med underskud eller i stedet tilstræbe en balance for enhver pris. Klubbens relativt store formue gør, at der er en god kapitalbuffer, der giver frihed til at skrue på mange knapper i budgettet.

Aflønning af trænere og andre der yder et arbejde i klubben blev diskuteret på et principielt plan. Mange medlemmer lægger et stort arbejde i klubben efter behov, mens andre har forpligtet sig til fast at møde frem med planlagte aktiviteter og opfølgning.

Bestyrelsen enedes om, at forhøje rammen for ungdomsudvalget. og samtidig give en høj grad af frihed til selv at fordele midlerne inden for udvalgets rammer.

Herefter blev budgettet godkendt.

 

 

 

2.    Generalforsamling d. 19.01.2016 kl. 20.00 - Lone

a.    Kent, Kell er på valg begge genopstiller, Camilla skal vælges for yderligere et år.

Ida genopstiller som suppleant. Vi mangler en suppleant (Per trækker sig)

b.    Dirigent - Finn Hother

c.    Servering - aftalt med arrangementsudvalget

 

Generalforsamling: Der skal findes en kandidat til at erstatte Per generalforsamlingen.

Det kunne i øvrigt konstateres, at indkaldelsen er udsendt rettidigt.

 

 

3. Udlån af Sil

 

Udlån af Silistria: Lone fremlagde et oplæg til reviderede regler for udlån af klubhuset. Hovedpunkterne i oplægget, som vil blive offentliggjort andet steds er, at reglerne skal være klare, og enkle at administrere, så man undgår diskussioner

Lone renskriver reglerne og offentligør dem på hjemmesiden.

 

3. A Ideer fra Jan - Jan   Udsættes til næste møde

1.    Oprettelse af under-konto til sekretariatet - vi slipper for løse kvitteringer og bilag

2.    Oprettelse af Visakort - Slipper for løse kontanter, opstart omkostning 100 kr årlig omkostning 100 kr

3.    Anskaffelse af SIM kort til sekretariatet - Fast nummer til klubben, som kan omstilles efter behov, så man alligevel kan få beskederne på sin egen telefon. Man beholder samme nummer ved skift af sekretær. Udgift ved opstart 100 kr, årlig omkostning 500 kr

4.    Mobile Pay ved køb og salg af nøgler og kort o.l. Nem og enkel mulighed, lidt inspiration se mobilepay

 

2.    Langtidsterminslister,et punkt på klubledermødet d. 20/1 -Kell gav en meget hurtig gennemgang af listen, som der nok skal snakkes mere om senere.

 

3.    DM-mellem og Midgårdsormen d. 3 og 4. sept. 2016 -Kell
Skov til Midgårdsormen? Kell oplyste, at det bliver Ørnbjerg mølle der skal danne grundlag for Midgårdsormen.

     
 

4.    1900,  Lone orienterede kort samarbejde med 1900 om ungdomstræning.

 

5.    JWOC opdatering - Kell tager punktet op på næste møde


Mødet blev afbrudt klokken ca. 22:30 og de resterende punkter må tages op på et senere møde.

 

 

Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:

 

6.     Kommunikationsudvalg - Camilla
 

Info

 

7.     Kontakt til udvalg

 Denne gang status fra arrangement og hus-udvalget

 

Elite - Tut

Kort - Kell

Ungdom - Lone + Tut

Løb - Kell

Arrangement - Ida

Skov - Kell

Træningsløb - Kent

Klubtræning - Per

Hus - Kent

Kommuniktation - Camilla

9/6

20/10

20/10

01/12

5/1

21/4

21/4

9/6

5/1

01/12

 

 

Evt.

 

 

Dato for næste møde: tirsdag d. 2 feb kl 19.30

 

Punkter til næste møde:                   

➢    Nye “Find vej i” skove?

➢    Gravering af pokaler til klubmesterskab - skal vi fortsætte?

➢    Klubudvikling

➢    Løbeskole - Camilla

➢    Kodelås på klubhus, Ingen nøgler. Mulighed for omstilling efter behov. Meget enklere administration. (Skal nok uddybes). + Flere fordele. start udgift 5000 kr - Jan

➢    Find vej dag d. 30 april -Lone