2014.12.18

Bestyrelsesmøde torsdag d. 18.12.14 kl. 19.00 - 22.15 på Sil

 

Vært: Lone

 

Strategiske fokus punkter i 2014

- Inddrag flere medlemmer i klubbens arbejde

- Kommunikation til medlemmer og presse

- Flere indtægter

- Flere løb

- Fundraising

- Udvikling af trænerkompetencer og fastholdelse

- Rekruttering og fastholdelse

- Gode resultater, god træning, glade og tilfredse medlemmer

 

Diskussion:

 

  1. Regnskab og budget - Kell

    1. Økonomi, investeringsprofil

Vi kommer ud med et overskud på 3.116 kr, hvor vi havde budgetteret med et underskud på 60.000 kr. De fleste budgetposter ramte ret præcist, men tre ting gjorde, at resultatet blev så anderledes ift. budgettet: Ungdomsudvalget havde brugt ca. 20.000 under budget. Til gengæld var tilskud til klubdragter på ca. 20.000 mere end budgetteret. Endelig var der en ikke-budgetteret indtægt fra Kend Aarhus på godt 50.000.

Budget for 2014/15 bør give et pænt overskud pga. Påskeløbene. Dertil kommer, at vi nu har to Feminaløb. Til gengæld er budgettet for øvrige arrangementer skåret ned til noget mere realistisk. Også udgifterne stiger, idet der er budgetteret med stigninger til flere poster, herunder eliten. Så med en forsigtig budgettering af Påske-overskud vil klubben få et samlet overskud, der kun kan holde klubben kørende i ca. 3 år med det aktivitetsniveau, vi har for nærværende.

Klubbens formue er typisk placeret i enkelte obligationsafdelinger. Kell foreslog at dels sælge nogle af dem, fordi kursen nu var fornuftig og dels mere have en investeringsprofil baseret på investeringsforeninger. Dette kunne bestyrelsen tilslutte sig.

 

 

  1. Generalforsamling d. 27/1-2015

    1. Zenia genopstiller ikke - nyt bestyrelsesmedlem, nogle input?

Lone er på valg - villig til genvalg

  1. 2 suppleanter - Umiddelbart ønsker Per ikke at opstille som suppleant,  Dirigent - Lone hører Finn Hother

  2. Servering - arrangement udvalg

  3. Referat - Søren

 

  1. Silistria forslag - Kent

    1. Status på skralde situationen

Hans har henvendt sig til kommunen, men han kan ikke få fat på kommunen og det er ham, der har kontakten til kommunen. Kent hører Hans én gang mere og derefter prøver han selv at tage kontakt med kommunen.

  1. Udvidelse af klubhuset

Kent har forslag om to forskellige modeller til udvidelse af den store stue. Det ene kunne være at sætte vinduer og døre, samtidig med at man forlænger terrassen. Den anden model kunne være at man udbygger stuen med nogle meter. Der skal søges tilladelse hos kommunen for at udvide. Bestyrelsen er mest stemt for at lave vinduer, dør og terrasse, men det skal vendes på generalforsamling.

 

  1. Pan præstation?

Bestyrelsen vil høre om folk har nogle indstillinger.

  1. Familie orientering til træningsløb(lørdagscup) - Lone

Det har været en succes. Der er kommet flere end ellers og der er kommet flere børnefamilier. Vi prøver at kontakte Århus Onsdag, for at tiltrække nogen udefra.

 

Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:

 

  1. Løb de kommende år - Kell

2016 - Midgårdsormen

2017 - Op/ned matcher, JFM-sprint

2018 - JFM stafet og klassisk

2019 - DM-nat, JFM

Andet?

Der er ikke blevet gjort noget ved dette, men det skal opprioriteres det næste stykke tid. Vi er blevet spurgt om vi vil lave DM-MTBO i 2016.

 

  1. Flere medlemmer i løbsudvalget, ønskes af Bent Nielsen

Har været på hjemmesiden, ingen respons

Kell spørger Bent, hvad der er behov for og hvem det evt. kunne være.

 

  1. Kommunikationsudvalg, har været på hjemmesiden, ingen respons

Det tages op på næste møde.

 

  1. MOBO - Kell

Kell har fået taget kontakt. Vi skal lave baner og sende det. Det koster 30euro pr. bane. Forslaget er at der bliver lavet 3 baner til findvej projektet.

  1. Findvej - Lone

 

  1. Feminaløbet - kontrakt med efterårsløb 2015 er underskrevet

    1. Info om dato på hjemmeside

Der mangler en dato på efterårsløbet. Forårets løb er 1.juni. Det bliver med opsætning om morgenen og nedtagning om aftenen.

Søren laver en nyhed på hjemmesiden

 

  1. Modtager team af nye tirsdags løbere: John Holm, Lina og Line, men gerne et par stykker mere. Har været på hjemmesiden, men ingen respons

Vi spørger dem om de kan finde nogen af dem der altid kommer tirsdag om de vil hjælpe

 

  1. Røverhistorier til vintercup, dato? - Per

17/2 til 9.afdeling af vintercuppen.

 

  1. Introtræning april & maj - Lone

Tirsdag: Hans R og Bent N vil gerne være med til at stå for det. Finn H kan være med et par gange.

Mandag: varetages af ungdomsafdelingen

 

Info

 

  1. To ansøgninger til fonde er afsendt en til Carlsberg (telt), Tuborg (printerpatroner). Afslag på begge

 

  1. Holme skole er reserveret skoleåret 2015-16

 

  1. Ny sponsor aftale fra 1/1-15 til 31/12-17  med Trimtex,


 

Evt.

Åbningstale til Find vej d.  25. april 2015 - Lone

Vi prøver at høre Signe S om hun vil.

 

Der er mulighed for måske at få et telt af Michael KS, som kan bruges som beregnertelt.

 

Vi skal undersøge muligheden for at indkøbe isposer og kompressionsbind. Kent og Tut undersøger det.

 

Se på muligheden for at få en hjertestarter.

 

Dato for næste møde:

 

Punkter til næste møde:

Medlemsspørgeskema - Kell

Nyt fra udvalgene

Find vej plus

Gravering i diverse pokaler - dyrt, skal det prioriteres?

JWOC 2019?

Dataindsamling om nye og udmeldte medlemmer

DM mellem og Midgårdsormen sep 2016? sidste frist

  • interesserede klubber senest den 28. februar fremsender ønske at blive arrangør af DM-mellem den 3.9.2016. Ønsket skal ledsages af forslag til terræn, idet vi naturligvis må forudsætte, at der siden kan opnås skovtilladelse. Datoen kan næppe ændres, idet den er fastsat under hensyntagen til landsholdets program, så hele eliten kan deltage.

 

Vi anmoder desuden venligst om ansøgninger vedr. Midgårdsormen den 4.9. Midgårdsormen er et C-løb med nogen metodefrihed til tilrettelæggelse af stafetten, men man kan i øvrigt forhøre sig hos mig angående erfaringer med dette arrangement, da jeg var stævnleder for Silkeborg OK´s Midgårdsorm i 2013.

 

Vi efterlyser også andre ideer til et arrangement søndag den 4.9., såfremt det ikke bliver muligt at finde en arrangør til Midgårdsormen. Der kommer flere DM deltagere fra Østkredsen, når vi kan præstere et dobbeltarrangement i weekenden. Af samme årsag vil det også være hensigtsmæssigt, at der ikke bliver alt for lang afstand mellem de 2 stævner.