2014.05.13

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 13.05.14 kl. 19.30 - 22.15 på Sil

Vært: Kellani-dannebrog.gif

 

 

Tillykke - hvor er det bare sejt!

 

  1. Guld til Tio pigerne + Bjarne og Ebbe  

 

  1. Til EM pigerne - guld til Signe og sølv til Maja

 

 

Diskussion:

 

  1. Feminaløbet

  1. Evaluering

Folk var glade og der er kommet meget ros fra events4u og Aller. Der var omkring 2300 deltagere, hvilket er lidt mindre end sidste år. Aller påtænker at  lave kvindeløb om efteråret og har spurgt om vi vil være med. Der manglede præmier (ikke OK Pan’s ansvar) og en præmieoverrækkelse, hvilket skuffede mange løbere, der havde ventet. Ellers gik opsætning og nedtagelse godt.

  1. Løbeskole - Zenia

Camilla Bevensee har stået for organiseringen. Det blev 6 uger med en ugentlig træning. Der var stor tilfredshed med det og deltagerne har ønsket videre løbeskole. Pigerne har sagt ja til at fortsætte yderligere 6 uger og regner med omkring 10 deltagere. Vi skal gøre det samme næste gang og vi skal prøve at bruge det i noget markedsføring evt. med Femina.

  1. Stand i Storcenter Nord lørdag d. 15. april. - Lone

Vi havde 6 personer en hel dag i Storcenter Nord og de fik kun solgt 1 startnummer. Aller sætter stor pris på at vi har en stand.

  1. Flyers og plakater  - Lone

Der er ikke så mange der har meldt sig på til at dele flyers og plakater ud. Måske skal vi gentænke vores markedsføring. Vi skal måske slå os på at der er mange lodtrækningspræmier.

 

  1. Fonde - Jakob

Jakob har kategoriseret en masse fonde og samlet det i et dokument. Det er nu let for bestyrelsen eller enkelte udvalg at se hvilke fonde der kan være interessante. Vi skal have defineret nogle behov og derefter finde passende fonde. Materialer er et områder, hvor der godt kunne bruges noget nyt. Jakob sender dokumentet til udvalgene og bede om en ønskeseddel i forhold til deres behov.

 

  1. “Fitnes i det fri”, kontrakt klar til underskrift - Lone

Tirsdag d. 27. maj skydes projektet i gang i Mindeparken. Vi skal have fundet nogle der der vil stå for “træning” 35 gange i løbet af det næste år. Deltagerne er tidligere syge, med beskeden eller ingen erfaring med motion, som vi skal prøve at få ud i naturen og røre sig. Lone har fået én henvendelse og vi har brug for 2 trænere.

 

  1. Medlemsspørgeskema - Lone

Mange medlemmer tog godt imod undersøgelsen sidst og meldte positivt tilbage med ønsker om, hvad de gerne ville deltage i og arbejde med. Bestyrelsen er enige om at gentage udsendelsen i år med nogle tilretninger, ikke mindst  fordi der er kommet nye medlemmer og måske har man lyst til at justere sine ønsker fra sidste år. Vi skal høre de forskellige udvalg om, hvad de har brug for og have lavet et spørgeskema på baggrund af det. Det skal tydeliggøres at det ikke forpligter. Kell hører udvalgene.

 

  1. Intro træning opfølgning
    Mandagsintro, Finn Hother og Bent Nielsen

Der har været lille opbakning til intro for forældre.
Tirsdag, Juul Melgaard

Vi har haft god opbakning til vores introtræninger om tirsdagen og de har været meget positive og flere vil melde sig ind.

Introtræning i samarbejde med Løberen, Kent og Kell

Det var en hyggelig aften, hvor folk havde en god tur og fik set produkter fra Løberen. Folk havde en god tur i skoven. Én enkelt introduktion er ikke så meget, men et længere forløb er bedre for at få folk til at melde sig ind i klubben. Man kunne evt snakke med Løberen om at komme til vores normale intro og præsentere deres produkter. Vi har næppe fået rekrutteret løbere på baggrund af dette arrangement.

 

  1. Kommunikationsudvalg  (Pan-post, hjemmeside, pressekontakt og andet) referat fra et tidligere møde: Kell og Søren vil godt sidde med i et udvalg. Men et endeligt udvalg blev ikke nedsat - Lone

Kenneth Skaug har kontaktet Lone fordi vi skal blive mere synlige i pressen. Efter 10mila har pigerne haft god eksponering. Vi har et behov for at kunne melde nyheder ud til pressen, vores hjemmeside og Panposten. Kell har lavet en Flickr konto, som kan virke som en pressekonto med billeder. Vi sætter kommunikationsudvalget på spørgeskemaet.

 

  1. Info fra den nye kasserer, er du kommet godt i gang? - Kell

Kell er kommet i gang og har adgang til det han har brug for. Vi har fået mange nye medlemmer på det seneste.

 

  1. Event tilbud på www.okpan.dk  - Kell

info til klubbens medlemmer + hvordan kan vi Google optimere?

Eventsiden kommer ind når omstruktureringen af hjemmesiden sker. Der er ting for Google optimeringen.

 

  1. Idé til overvejelse - Lone http://www.jagtengennemhistorien.dk/event/jagten-p%C3%A5-freden-krig-og-spioner-p%C3%A5-slotsholmen#node-

Det ville være oplagt at høre Moesgård om at lave noget lignende og prøve at lave nogle penge gennem kommunen. Vi skal ikke gøre det for at få flere medlemmer, men evt hvis det kunne give en indtægt.

 

  1. Vedligeholdelsesdag på Silistria, dato og arbejdsplan? - Kent

Juni måned er en mulighed. Kent finder en dato, hvor der skal ordnes nogle små opgaver. Vi skal have skaffet nogle træborde i stedet for de nuværende plastikborde.  Hans Christiansen arbejder konkret på sagen.

 

  1. Betaling for brug af kommunens skove.

Mail fra kommunen ang. brugerbetaling (se bilag 1)

Vi skal til at betale for brug af skoven til åbne løb som kristi himmelfarts løbet, natuglen og lignende. Der er ikke umiddelbart så meget at gøre. Måske kan vi angribe “kommercielt” arrangement. Vi skal bede om en uddybning i forhold til om der er en grænse for deltagerantal.

  1. Vi er mødt med et betalingskrav til Djurslandsløbet i efteråret - Kell

Vi kan forvente at skulle betale 750kr til Djurslandsløbet i efteråret.


 

Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:

 

  1. Møde på Sil. med Walther Rahbek, d. 20 maj kl 20, materiale + se bilag 2 - Kell

Kell hæfter sig ved at Walther ønsker en slankning i HB og meget snak om visioner. Arrangementet er slået op på hjemmesiden og folk kan bare møde op. Silkeborg og Aarhus 1900 er inviteret. Silkeborg kommer ikke, da de har træning.

  1. Påskeløb

- Jakob snakker med Ebbe omkring norddjurs kommune i forbindelse med Påskeløbene - Jakob

Jakob har snakket med Ebbe og norddjurs kommune om at de gerne vil yde tilskud hvis der bliver løb i kommunen. Ebbe snakker med Jakob, hvis det bliver aktuelt. Jakob kan måske få kontakt med nogen i syddjurs kommune.

 

  1. Hjemmeside - info fra møde - Kell + Kent

Kell får Henrik til at sende referat fra mødet. Der er allerede sket  opdateringer. De vigtigste ændringer (der er flere):

- Ny startflade rettet mod ikke-medlemmer. Ses kun første gang for medlemmer, men kan klikkes frem igen.

- mere logisk opbygning af siden

- alle aktiviteter samles ét sted, så de er lettere at finde

- lettere at logge ind

- Forum er erstattet af Facebooksiden. Nyheder fra Facebooksiden kan nu ses uden at man har en Facebook konto. Dvs alle medlemmer kan følge med i hele nyhedsstrømmen.

 

Kan vi finde en sponsor?
Per snakker med Jens Christian om Tieto. Søren snakker med Tue om finske virksomheder. Søren snakker med CC om svenske virksomheder.

Scandic hotel kunne være et bud for at spare penge på overnatning til de store stafetter. Vi kunne også søge Stena Line til billigere færge. Tut og Søren kigger på sponsoransøgninger.

 

Til info:

 

  1. Nyt fra udvalgene:

    1. Ungdom - Lone

    2. Træningsudvalg - Kent

 

  1. Medlemstal marts 14

  2. Møde med skoler angående skolereform:Vi vil gerne invitere jer til et indledende møde, om, hvordan vi kunne etablere et værdifuldt samarbejde  mellem de 4 folkeskoler og jer som foreninger, til gavn for vore børn og unge i Højbjerg området.. Lene Mols, Kragelundskolen - Susanne Holst, Skåde Skole -Mogens Toustrup, Rundhøjskolen.

Deltagere fra Pan, Mogens Finderup og Lone - Lone

  1. SFO løb på Beder skole d. 15 maj for 260 børn, Kenneth har ansvaret

 

  1. Find vej i Marselisborgskoven - d. 5 april - Lone

God dag, regn en halv time før start betød færre deltagere end forventet. Godt 70 personer var i skoven og alle kom glade tilbage.


 

Dato for næste møde: 26/8 19.30

 

Punkter til næste møde:

  • Info stander, kommer til sommer - Kent

 

Bilag 1

 

Kære Allan Hougaard, pva. Aarhus 1900 Orientering og OK-Pan Aarhus.

 

Indledningsvis vil jeg beklage det sene svar på jeres henvendelse.

 

Desværre bevirker det ikke umiddelbart en større imødekommenhed i forhold til det rejste spørgsmål til forvaltningens opkrævning af et gebyr på 750 kr. for jeres anvendelse af (i dette tilfælde) et skovområde til et konkret arrangement.

 

Forholdet er nemlig det, at Aarhus Byråd i forbindelse med vedtagelsen af kommunens budget for 2013 besluttede, at Natur og Miljø i 2013 og hvert af årene fremover skal præstere en indtægt på 150.000 kr. for arrangement der benytter kommunens grønne områder ved booking via hjemmesidenfriluftslivaarhus.dk. Konsekvensen af denne beslutning har været, at det er besluttet at pålægge alle kommercielle arrangementer en arealbenyttelsesafgift på 750 kr. pr. rådighedsdag (bookingdag), med mindre arrangementet tager udgangspunkt i en af de parker der traditionelt benyttes til start- og målområde – for i så tilfælde skal der i stedet erlægges en afgift på 4.500 kr. pr. dag for dette område.

 

Så hvis en arrangør i forbindelse med et eller flere kommunale grønne arealer opkræver deltagerafgift, eller på anden måde gør at arrangementet genererer en indtægt til arrangøren, ja så vil der skulle erlægges en byrådsvedtaget afgift til Aarhus Kommune, uanset om arrangøren er en idrætforening/-klub, en organisation eller en privat. Men den afledte konsekvens heraf er til gengæld også, at hvis arrangementet ikke genererer en indtægt til arrangøren vil arrangementet ikke blive pålagt en arealbenyttelsesafgift – så f.eks. normale træninger og klubarrangementer er altså fortsat undtaget.

 

Med venlig hilsen

 

Niels Jørgen Friis

Biolog, Grønne Områder

Dir. +45 8940 2682

Mob. +45 2920 8102

 

 

NATUR OG MILJØ

Teknik og Miljø

Aarhus Kommune

 

Grøndalsvej 1D, Postboks 4049, 8260 Viby J, Tlf. 8940 2755, EAN-nr.:579 800 577 0176

 

http://www.aarhus.dk

Officielle henvendelser sendes til Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

 

Bilag 2

Skærmbillede 2014-05-05 kl. 23.03.46.png