2014.03.14

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 25.03.14 kl. 19.30 - 22.15 på Sil

Vært: Tut

Tilstede: Lone, Zenia, Tut, Kell, Jakob, Søren, Kent

 


 

  1. Repræsentantskabsmøde i Brøndby  -  Kell + Lone

    1. Se bilag 1, samt vision  2020

Forslaget om ændret løbsafgift blev godkendt. Så det er 18kr for de første 200 tilmeldte og 33kr for resten. Walther vil gerne komme forbi klubben og snakke om vision 2020. Vi vil lave det til et åbent arrangement for klubbens medlemmer. Kell snakker med Walther omkring rammerne for mødet. Info lægges på hjemmesiden, så medlemmerne bliver inviteret.

 

  1. 2014  fokus punkter (fra sidste møde er der flere og hvad gør vi?) - Lone

- flere indtægter: Lave arrangementer for virksomheder og privatpersoner, som fødselsdage, polterabend osv. (se punkt 6)

- Flere løb.

- Fundraising (se punkt 3)

- Korttegnere og kompetenceudvikling.

- Udvikling af trænerkompetencer.

- Fastholdelse af træningsarbejdet.

- Rekruttering og fastholdelse.

Jakob snakker med Ebbe omkring norddjurs kommune i forbindelse med Påskeløbene

 

  1. Fonde - Jakob

Jakob har udarbejdet en liste over forskellige fonde der kan søges. Der er fonde som DGI, DIF, Tuborg, Tips & Lotto og mange andre. Der er forskellige krav til fondene, fx som ungdom, naturen osv. Nordea kunne måske være et bud i forbindelse med eliten. Næste skridt er at lave en liste over de ting vi gerne vil søge penge til, og så finde nogle fonde der passer. Vi skal især have fokus på at søge penge til ungdom og elite, da disse udvalg er øknomisk tunge. Jakob laver et katalog over fonde, så det er let at finde passende fonde.

 

  1. Kontingent, spørgsmål fra ungdomsudvalget
    “Vi foreslår at vi ikke opkræver kontingent for nye løbere til børnetræning, men at de betaler 50 kroner for forårssæsonen og 50 kroner for efterårssæsonen.

Problemet er, at der er nogle børn der kommer i nogle enkelte gange fra april indtil sommer og så et par gange i efteråret. Når der så kommer et kontingent i vinteren mister vi mange børn”.

Bestyrelsen synes det er en fin ide at ændre systemet, det skal koste 100kr pr halvsæson. Børneafdelingen styrer selv afregningen. Dette gælder for dem, der er med i børnetræningen. Hvis de ønsker at løbe konkurrencer eller modtage Pan Posten, bliver børnene nødt til at melde sig ind i klubben. Ændringerne træder i kraft 1.april 2014 og er gældende året ud, hvorefter beslutningen genovervejes.

 

  1. “Fitnes i det fri”, vi er blevet kontaktet af kommunen ang. dette projekt - Lone Lone er blevet kontaktet af kommunen, som gerne vil få borgerne til at bruge kommunens udendørs træningsredskaber og dyrke noget mere motion. Projektet er henvendt til f.eks tidligere kræftsyge og stressramte.
    Kommunen vil gerne have at vi stiller en træner til rådighed, som har lavet en bane og står lidt for en ugentlig træning.
    Kommunen stiller med ressourcer til trænerlønning.

    Konklusion: Vi skal arbejde videre med dette projekt.

 

  1. Intro træning børn/voksen
    Mandagsintro er besat af Finn Hother og Bent Nielsen, men hvad med tirsdage?

Introtræning i samarbejde med Løberen, plakat fra Løberen afholdes tirsdag d. 29 april kl 18.00

Vi mangler trænere til at afholde vores tirsdags introdage. Tirsdag d. 29 kommer der nogle løbere, der har tilmeldt sig gennem Løberen.
Deltagere i arrangementet fra Løberen skal have et lille oplæg og en tur i skoeven - Dette tager Kent og Kell sig af.

Tirsdags intro træning  er nu faldet på plads og bliver i år varetaget af Juul Meldgaard.

 

  1. Event, klar til hjemmesiden?

Lone har skrevet forslag om arrangementer, som folk kan købe af os. Det skal lægges på hjemmesiden, når priserne er blevet tilrettet. Henrik bedes hjælpe med at få hints på Google. Der skal også kunne dannes en PDF.

Kell lægger det på nettet.

 

  1. Vedligeholdelsesdag på Silistria - Kent

Evt en lørdag eller søndag formiddag.

Oprydning af skilte på loftet (2 personer)

Hovedrengøring + kalkfjernelse i baderum (4 personer)

Vask i herresauna (mens kalkfjerneren virker)

Døre i gangen males (Gør vi måske selv)

Små sedler på alle vores poster (3 personer)

Fjernelse af blade udendørs (specielt fra trappe og skur udenfor)

Vask af klubhusets facade med vand og bortfejning af blade

Lås/krog på toilettet i dameomklædning
Det giver i alt ca. 13 personer i 2-4 timer. Er der flere opgaver vi skal have løst?


Ting der er blevet lavet på Silistria:

Printerskab, nu med fast IP-adresse, så der ikke skulle være flere problemer med udprintningen.

Klubteltskuffe på loftet og sortering af stænger, så der er to komplette klubtelte.

Hønsehegn på trappen ved hushjørnet, så man ikke skrider i svinget

Fjernelse af 2 tons blade fra skuret

30 stk små nye poster med reflekser og klubskilte klargjort. Små plastlommer til resten af klubbens poster indkøbt.

Den gennemgående oprydning på loftet afsluttet.

 

På en oprydningsdag ønskes følgende udført:

         Hovedrengøring i baderum

         Oprydning i skilte på loftet

         Små sedler på alle vores poster


 

  1. Kort spørgsmål: skal vi fortsat notere deltagere til tirsdags træningen

Der er ikke behov for at notere.


 

Opfølgning fra sidste møde - korte punkter:

 

  1. Kan vi finde en sponsor?
    Per snakker med Jens Christian om Tieto. Søren snakker med Tue om finske virksomheder. Søren snakker med CC om svenske virksomheder.

Scandic hotel kunne være et bud for at spare penge på overnatning til de store stafetter. Vi kunne også søge Stena Line til billigere færge. Tut og Søren kigger på sponsoransøgninger.

 

  1. Hjemmeside

  1. Er gennemgangen foretaget? - Per + Kent + Søren + Kell

  2. Opfølgning på ønsker til siden?

(Galleri, revidering af forum, styr på kortsalg)

  1. Møde med Henrik?

Lone skriver til Henrik for at få inkaldt til et møde omkring hjemmesiden.

 

Til info:

  1. Nyt fra udvalgene:

    1. Løbsudvalg (påskeløb?) - Kell

Ebbe og Rene er i gang med at finde skovtilladelser. De har fået Ørnbjerg Mølle og nu leder der efter noget i nærheden. Så snart skovtilladelserne er på plads skal der laver flyers og hjemmeside. Håbet er at få det på plads inden påsken.

  1. Elite - Tut

Vi sender 4 dame hold og 2 herrehold plus et ungdomshold til 10mila. Der er 10mila samling i påsken.

 

  1. Ingen henvendelser på Find vej plus opslaget

 

  1. Feminaløbet  - Lone

  1. Tilmeldte (742 mandag aften)

  2. Løbeskole - Zenia

Der er 14 tilmeldte. Det starter op i morgen med Camilla Bevensee som hovedansvarlig. Der tilbydes 6 træningsgange.

  1. Stande i storcentre, Aftale i Storcenter Nord lørdag d. 15 april.

  2. Flyers og plakater  uddeles pt., en uge før løbet forsøges pressemeddelser til  aviser, hvor historien er, at det er 15. gang at Femina afholdes på mors dag!

 

  1. SFO-kontakt og skolereform http://www.idraetssamvirket.dk/files/Temamoeder/2014_Skolereform/Fyraftensmoede_-_Idraetsforeningerne_og_skolereformen.pdf Mogens Finderup er igang.

  2. SFO løb på Skåde skole afviklet, et mere på vej - Lone

Jakob havde lavet nogle baner og Christian underholdte børnene. Det gik rigtig godt og vi håber på at have fået noget ud af det. Mogens Finderup laver noget tilsvarende på Beder skole.

 

  1. Find vej i Marselisborgskoven - d. 5 april - Lone

Lise Lotte står for arrangementet. Lone har sørget for markedsføring. Kell har lavet nye baner.

 

  1. Info stander, nu må der snart være nyt :-)? - Kent

Vi satser på omkring sommerferien


 

Dato for næste møde: Tirsdag d. 13 maj

 

Punkter til næste møde:

  • Nyt udvalg? Kommunikationsudvalg  (Pan-post, hjemmeside, pressekontakt og andet. Kell og Søren vil godt sidde med i et udvalg. Men et endeligt udvalg blev ikke nedsat, genoptages som et punkt på næste bestyrelsesmøde.

  • Medlemsspørgeskema?

 

Bilag 1

 

Kære klubformænd (med kopi til Hovedbestyrelsen)

 

I lørdags afholdt Dansk Orienterings-Forbund repræsentantskabsmøde i Idrættens Hus i Brøndby. På baggrund heraf ønsker vi, at orientere jer om følgende emner:

 

·         DOF’s ny hovedbestyrelse

·         Nye regler for opkrævning af løbsafgifter

·         Divisionsturneringen / COWI-ligaen

·         Kommende strategiproces

 

DOF’s ny hovedbestyrelse

På repræsentantskabsmødet blev Walther Rahbek, Aalborg OK valgt til ny formand for DOF som efterfølger til DOF’s formand gennem de seneste 6 år, Helge Søgaard. Walther er 53 år og bl.a. kendt som stævneleder ved Junior-VM 2010 i Aalborg, ligesom han de seneste år har været leder af DOF’s nedsatte arbejdsgruppe for tiltrækning af internationale mesterskaber til Danmark.

 

De to øvrige ledige pladser i Hovedbestyrelsen blev besat af henholdsvis Jens Hansen, Tisvilde Hegn OK som formand for Planudvalget og Casper Sørensen, OK Øst Birkerød som formand for Børne- og ungdomsudvalget.

 

Kontaktoplysninger på samtlige HB-medlemmer findes på forbundets hjemmeside – her: http://www.do-f.dk/forbund/

 

Nye regler for opkrævning af løbsafgifter

Der blev på repræsentantskabsmødet vedtaget nye regler for opkrævning af løbsafgifter gældende fra 1. juli 2014.

 

Ændringen betyder, at der fremover ikke vil blive skelnet mellem forskellige løb, idet der vil være én sats på kr. 18 for de første 200 tilmeldte deltagere i det enkelte løb, mens satsen er på kr. 33 for de efterfølgende deltagere. De eksakte regler vil snarest muligt fremgå på hjemmesiden (http://www.do-f.dk/forbund/dok/regel/), men af hensyn til planlægning, budgetlægning og fastlæggelse af startafgifter for efterårets arrangementer orienteres herom nu.

 

Divisionsturneringen / COWI-ligaen

DOF har indgået en ny 3-årig aftale med COWI gældende for perioden 2014-2016, der betyder fortsat levering af grundmateriale til korttegning, hvilket sker gennem forbundets kortsupervisor, Flemming Nørgaard. Blandt forbundets forpligtelser i aftalen ligger, at Divisionsturneringen benævnes ”COWI-ligaen”, hvilket skal fremgå af hjemmeside, invitation og omtaler af divisionsmatcher – gerne med anvendelse af COWI’s logo. Bemærk, at COWI har udskiftet sit tidligere grønne logo med et orange, som findes til download her: http://www.cowi.com/topmenu/aboutcowi/corporate-visual-identity/basic-elements/logo/corporate-logo/Pages/corporate-logo.aspx.

 

Kommende strategiproces

DOF’s Vision 2015 nærmer sig sin afslutning og Hovedbestyrelsen med den nyvalgte formand i spidsen ønsker en ny og grundig strategiproces, som indledes nu med henblik på vedtagelse af en ny Vision2020 på næste års repræsentantskabsmøde. Køreplan herfor fremgår af vedhæftede dokument.

 

Walther vil gerne besøge nogle klubber i hver kreds i april-maj-juni måned og forestiller sig et aftenmøde eller sidst på eftermiddagen – gerne med bestyrelsen eller allerbedst endnu flere af klubbens medlemmer.

Den ugentlige træningsaften er måske ikke det bedste, fordi medlemmerne dér næppe vil sidde og lytte eller har tid at give feedback på vision og strategi.

En række emner er i spil, og vi ser gerne, at I som klub på forhånd (hvis muligt) har drøftet disse:

 

·         Hvad mangler vi at opfylde i Vision2015?

·         Hvor står DOF i dag? (udfordringer, muligheder, trusler, styrker?)

·         Hvor skal vi være i 2020?

·         Hvordan kommer vi derhen?

·         Ændre strukturen?

·         Ændre styreformen?

·         Ændre aktiviteter?

·         Ændre finansiering?

·         Ændre teknologier?

·         Ændre holdninger og prioriteringer?

·         Hvad skal der til for at vi når visionen?

 

Meld gerne direkte tilbage til Walther (Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.), hvis I som klub har mulighed for at stille op og ønsker besøg i løbet af foråret.

 

Med venlig hilsen

 

Walther Rahbek

Forbundsformand

 

og

 

Michael Sørensen

Direktør

Dansk Orienterings-Forbund