2013.04.17

Referat fra bestyrelsesmøde d. 17. april 2013

På Silistria kl. 20.00 - 22.00

Tilstedeværende:

Bestyrelsen: Lone Secher, Hans Vendelbjerg, Zenia Mogensen, Kell Sønnichsen, Kent Lodberg og Torben Utzon. Andre: Asbjørn Mathiasen (referat) og Kenneth Skaug til sidste del af mødet



1. Strategiske overvejelser ud fra tidligere brainstorm i bestyrelsen.

Tidligere diskussion af bestyrelsens idéer og ambitioner mundede ud i nedenstående tre fokuspunkter, som på mødet hver især blev diskuteret.

  • Kommunikation: Hjemmesiden kan godt fungere endnu bedre. Desuden vil vi godt fodre journalisterne bedre, da det bestemt er muligt at få noget omtale i de lokale medier. Vi sætter dette som punkt på spørgeskemaet
  • Socialt: Vi vil gerne gøre det godt for vores medlemmer. I forsøget på at tilrettelægge klubtræningerne, sådan at de bliver et socialt samlingssted, et tiltag i denne retninger er  indbydelsen fra bestyrelsen til spisning i maj. Køkkenprojektet er også i sig selv et godt eksempel på at vi vil skabe rammerne til det sociale liv..
  • Commitment: Spørgeskemaet er under konstruktion. Det skal blandt andet bruges til trække på nogle nye personer til at lave klubbens aktiviteter. ’

 

2. Fordeling af ansvarsområder

For at sikre bestyrelsens kontakt til udvalgene, diskuteres det om bestyrelsesmedlemmer skal være kontaktpersoner til de respektive udvalg. Det vil være en fordel at skabe en større kontakt, sådan at klubbens visioner kan blive diskuteret og pengene kan udnyttes bedst. Bestyrelsen vil gerne have større føling med de beslutninger, der træffes i udvalgene og være med til at diskutere politikkerne. Det skal dog gøres på en måde, hvor belastningen ikke bliver for stor på udvalgsformændene og udvalgene.

Elite og ungdomsudvalg er specielt vigtige at samarbejde med, da der træffes mange beslutninger og bruges mange penge.

Det besluttes: Udvalgene har en kontaktperson i bestyrelsen. Udvalgene skal kontaktes af kontaktpersonerne med henblik på at få information om medlemmer i udvalget, opgaver og arbejdsgang:

  • Kortudvalget: Kell Sønnichsen
  • Træningsudvalget: Indtil videre ikke tildelt
  • Skovudvalget: Kell Sønnichsen
  • Løbsudvalget: Kell Sønnichsen
  • Eliteudvalget: Torben Utzon
  • Husudvalget: Hans V. og Kent Lodberg
  • Ungdomsudvalget: Lone Secher
  • Arrangementsudvalget: Lone Secher
  • PAN-post-udvalget skal måske udvides til at være et kommunikationsudvalg, sådan at pressekontakt, flyers,   plakater og hjemmeside også inkluderes.
  • Poster i skoven: Kent Lodberg
  • Økonomi og løbsadministrations-udvalget: Hans Vendelbjerg

 

3. Gennemgang af spørgeskema til medlemmer

Ud fra bestyrelsens brainstorm er der udarbejdet et spørgeskema til klubbens medlemmer. Kell har modtaget input fra første udgave af spørgeskemaet og er ved at færdiggøre skemaet. Når dette er gjort, så ser bestyrelsen skemaet igennem og det sendes ud inden d. 15. maj. Udsendes på mail.

 

4. Fællesarrangement med spisning og diskussion. Temaet er: ”Hvordan tilbyder klubben den bedste træning?”

Vi håber at mange af klubbens medlemmer vil deltage.

 

5. Klubtelte: Hvordan husker vi at få det med?

Punktet udskydes til der er svar fra spørgeskemaet og Kent har snakket med Tim F om en mulig praksis i Tisvilde Hegn OK.

 

6. Udfordringsløbere

Udskydes til næste møde. Lone foreslog at overlade noget af projektet til elever på en HHX-event-linje. Lone lufter ideen for nogle lærere på skolen. Udfordringsløberne er et interessant projekt, som også lægger op til mulige fremtidige indtjeningsmuligheder med motionsløb.

 

7. Find-vej-foldere og kommunen

Hans har ikke talt med kommunen om hvorvidt de vil betale for folderne. Hans vil kontakte kommunen.

 

8. Status for DM-mellem

Det kører på skinner. Bestyrelsen vil gerne underrettes hvis der bliver problemer

 

9. Hjemmesiden 2013

Kell, Asbjørn, Lone og Henrik har haft et møde. Der blev aftalt i række punkter, som vil have fokus i 2013. I specielt fokus vil være integration med Facebook, sådan at  vi bedre kan udnytte dette medie men uden at det overtage hjemmesidens status som primær formidlingskanal.

 

10. Eventuelt

  • Tyveriforsikringer: Hans berettede om at tyveriforsikring på Silistria er meget dyrt pr. år, og spørgsmålet er hvor mange værdier der er på Silistria. Hans kontakter forsikringsselskabet igen for at indhente et tilbud.

 

11. Kenneth Skaug på besøg for at diskutere 3 punkter med bestyrelsen

  1. 1.Der betales 75 % af løbsafgifterne til åbne løb for ungdomsløberne. B&U vil gerne have at dette tilskud er betinget af at man også starter til løbene. Det er ikke et udtryk for et generelt problem, men B&U vil gerne være på forkant, når der kommer flere løbere. Argumentet er at de brugte penge kunne bruges et andet sted (det er en meget stor post på budgettet) samt at sende et signal om at kun melder sig til løb, så stiller man også op. Problemet er at skadede og syge løbere også vil skulle betale hele startafgiften. En mulig model er at man skal begrunde ej start, hvis man ikke skal betale de sidste 75 %. Problemet med denne løsning er dog, at det i vil være svært at vurdere i praksis om man selv skal betale eller ej. Bestyrelsen og Kenneth nåede ikke frem til en endelig konklusion.

Det konkluderes: Hans spørger til det administrative hos Bent og bestyrelsen diskuterer videre senere.

 

  1. 2.B&U arbejdet med nedsat tilskud til internationale løb for klubmedlemmer, der løber nationalt for OK Pan. Det har ikke indflydelse på holdudtagelse hvilket klubtilhørsforhold, som man har.

Det konkluderes: B&U har fuld støtte til politikken fra bestyrelsen.

 

  1. 3.Kenneth oplever, at det kan give forvirring til børnetræningerne at de nye er i tvivl om hvilken klub der egentlig arrangerer træningerne, da der også er deltagere fra Aarhus 1900 til træningerne.

Det besluttes Børn kan kun deltage i børnetræningerne, hvis de er medlem af OK Pan.