2013.08.27

Referat fra bestyrelsesmøde d. 27. august 2013



Deltagere: Kell Sønnichsen, Kent Lodberg, Hans Vendelbjerg, Lone Secher, Torben Utzon og Per Hjerrild. Afbud fra Zenia Mogensen. Referat: Asbjørn Mathiasen



1.       Orienteringer fra DM-mellem

Godt arrangement! Kent havde et godt samarbejde med korttegner og banekontrollant. Der var stor ros til planlægningen af startrækkefølgen med eliten til sidst på en halv time og hurtig præmieoverrækkelse. Stor velvillighed hos medlemmer til at hjælpe med opgaver. Der blev forsøgt med lavere priser på eftertilmelding, hvilket vurderes som en god idé fremover.

2.       Klubtræner

Niklas Ingwersen står i spidsen for en gruppe herrer, der forventes at byde ind på at arrangere træningerne. Vi skal være opmærksom på at gøre det tydeligt hvem der står for træningerne. Bestyrelsen afventer udmelding fra Niklas efter herresatsningsmøde.

3.       Halvårsregnskab

Budgetopfølgningen viser, at forbruget i første halvår har været større end budgetteret. Dette skyldes fortrinsvis køkkenprojektet. Der mangler tal for elite- og ungdomsudvalget. Lone tager kontakt til ungdomsudvalget mht. mulige ændringer af tilskudspolitikken fra 2014.

Bestyrelsen vil gerne have tidligere budgetopfølgning fra elite og ungdomsudvalget. Tut sørger for dette fra næste år.

4.       PanPosten

Kell er ved at samle sammen til det største og ondeste nummer af PanPosten, som har deadline om et par uger. PanPostens videre skæbne er dog uvis, da ingen er budt ind på at overtage tjansen. Kell kontakter et par udvalgte. Det blev desuden diskuteret om det kan være muligt at dele opgaven i to: en ansvarlig for indlæg og en ansvarlig for opsætning. Kell er villig til at tage sig af opsætningen et par numre.

5.       DM-hold – hvordan får vi så mange med som muligt?

Finder sted ved Frøslev d. 29. september. Tut udvælger og kontakter vigtige løbere, som absolut skal med. Der er ikke nogen som selv skal finde derned – vi arrangerer transport for dem der ønsker det. Tut og Asbjørn laver indlæg til hjemmeside og mail inden en uge.

6.       Klubtur

Det blev diskuteret om turen skal gå til Nordjylland eller Sverige. Målet med turen skal være at samle klubben på tværs af alder og niveau. I forhold til turen sidste år vil vi gerne have flere nye, ungseniorer og eliteløbere. Konceptet kan være: Flere forskellige hytter hvor man samler unge, familier osv. Per og Tut sætter sig sammen og bestemmer rammer, som meldes ud til Henrik Jørgensen. Deadline: 15. september

7.       Find-vej-i

Det kører! Lise-Lotte er eventansvarlig.

b. Find-vej-i-PLUS: Bestyrelsen siger nej tak.

8.       Kommunikationsudvalg

Der er to opgaver som bestyrelsen gerne vil have løst: En mere organiseret  kommunikation til pressen og indsamling af hjemmesideindlæg. Det blev besluttet at de enkelte udvalg er ansvarlige for at skrive om aktiviteter på deres område. En presseansvarlig kunne være en mulighed, men der blev ikke fundet en løsning på dette punkt og  diskussionen må ses som udskudt til senere møde.

9.       Kortfiler til Laursen Realskole

Laursen Realskole benytter Condes og har i den forbindelse brug for vores kortfiler. Kell kontakter Flemming. Asbjørn sender mailkorrespondance og aftale med Århus Adventure til Kell.

10.   Hjælpe med at sætte stafethold

Asbjørn sætter stafethold for over D/H 35. Eliteudvalget for D/H 21. Ungdomsudvalget for -20år.

11.   Klubmesterskab

Kent undersøger plan A hos kortudvalget. Og derefter om de har nogle gode bud.

12.   Møde med 1900

1900 vil gerne finde en fælles holdning til et nyt gebyr fra Aarhus Kommune på aktiviteter på over 100 deltagere. Lone spørger ind til gebyret for kommunen. Bestyrelsen vil gerne mødes, men der skal i så fald være flere punkter på dagsordenen.

13.   Fjernlager

Der er blevet etableret et fjernlager til ting, som ikke benyttes ofte. Det er hos Hans C.’s svigersøn



To punkter er udskudt til senere møder: ”Kontakt til de enkelte udvalg” og ”Klubaften i efteråret med diskussionsemne?”



Opfølgningspunkter

1.       Find-vej-i: QR-koder (Kent)

Kent arbejder videre med projektet, som har stået stille op til World Games og DM-mellem.

2.       DOF mener, at vi skal have flere åbne løb

Lone har været i dialog med Hanne og udvalget mener, at vi allerede tilbyder tilstrækkeligt med arrangementer.

3.       Forsikring?

Vi skal ikke have løsøreforsikring. Hans undersøger priser på brandforsikring til næste møde.

4.       MTB-O i Jylland

Jørgen Svendsen har snakket med Bjarke Refslund. Bjarke bliver kontaktet ved MTB-O arrangementer og Bjarke formidler videre ud i klubben. Bjarke vil desuden gerne have et PAN-løb igen i 2014-15.

5.       Infotavlen foran Silistria

Lasse Werling har tegnet udkast til infotavle. Vi har materialer på Silistria, så det er et forholdsvis billigt projekt. Hans sætter projektet i gang.




Infopunkter

1.       Ressourceskema

Lone har sendt dele af skemaet til de relevante udvalg, så de kan benytte det til at finde flere hænder. Lone følger op på det.

2.       Night Trail

Der afholdes en række Night Trail løb i efteråret. Gruppen omkring herreholdet er ansvarlige. Arrangementerne er stadig i planlægningsfasen, så bestyrelsen ved ikke meget endnu.

3.       Skolemesterskab

Kenneth holder skolemesterskab d. 19. september.

4.       Toms guldbarer pris

Bjarne Hoffmann har overtaget arbejdet med at skrive en ansøgning på vegne af pigeprojektet.

5.       FEMINA

Ebbe N og Jan H har været til møde med Femina. Femina var glade for vores arbejde, mens Pan havde et par kritikpunkter. OK Pan arrangerer Femina igen næste år på mors dag.

6.       Eventuelt:

Herreholdet (Per): Der ulmer en masse energi og idéer omkring en uformel gruppe kaldet herreholdet. Per understregede vigtigheden af at projektet bliver en integreret del af klubben. Lone er i løbende dialog med gruppen, men der er endnu ikke så konkrete projekter at der er behov for at bestyrelsen tager det op eller inviterer nogle fra gruppen til et bestyrelsesmøde.

 

Næste møde:

1.oktober, 19.30. Silistria.