2012.08.14

Bestyrelsesmøde tirsdag den 14/06-2012 kl. 19.30 på Silistria

 

Vært: Kell Sønnichsen (KS)

Deltagere: Hans Vendelbjerg (HV), Lone Secher (LS), Ebbe Nielsen (EN), Kell Sønnichsen (KS), Kent

Lodberg (KL, referent).

 

Siden sidst

SI udstyr v. EN Nye SI-enheder og nye træningsstativer næsten klar til brug.

Ressource person projekt v. Lone. Kører frem til 31/12-2012, hvor der skal aflægges regnskab til kommunen (EN, LS, HV).

Hjemmeside opdatering Siden er under udvikling, men endnu ikke tilgængelig på nettet endnu. Den skal tilgås Pan’s hjemmeside og rettes primært mod nye klubmedlemmer.

Asbjørn Mathiassen – klubbens ressourceperson / sekretær. Asbjørn bruger en stor del af sin tid på hjemmesiden i øjeblikket. Henrik Jørgensen har også fortsat et vist tidsforbrug på hjemmesiden. Der har nylig været afholdt et møde om hjemmesidens fortsatte udvikling.

Korttegning Skolekort over Skaade og Beder skoler er tegnet. Financieres via projektmidler.

Klubtræneraftaler v. EN Aftalen med Palle Korsbæk og Bjarne Knudsen forlænges i perioden 1/8 2012 – 1/8 2013. Trænerne står primært for tirsdags- og torsdagstræningerne. Trænerne kan kontaktes i forhold til spørgsmål om træningen og klubben (nye medlemmer).

Voksentræning for nye i klubben v. EN / LS  Trænerne står også for vintercuppen og voksentræningen for nye halvårligt. Palle Korsbæk er primær kontaktperson. 

Ny Find Vej i Dag v. LS Trænerne hjælper med fortsat at tilbyde træninger med relevant indhold for de nye voksne medlemmer. Selve dagen er 1. september og det bliver i Risskov, da det ikke var muligt at få skovtilladelse i Marselisborg p.g.a. konkurrerende arrangementer. Der kommer igen en pressemeddelelse med reference til borgmesteren. Startsted ikke fastlagt. Hjælpere velkomne (henvendelse til LS).

Klubben vandt en pris som bedst rekrutterende klub i Juni v. EN 11 nye medlemmer i juni måned, hvilket var landsrekord. Vi fik et diplom fra DOF, som er ophængt i stuen! En del af de nye er børn.

Kend Aarhus økonomi v. EN Projektet kører planmæssigt, men der omstruktureres lidt i staben i den sidste del af projektets løbetid.

Statsgymnasiet V. EN Møde med lærerne. Vi diskuterede problemerne omkring sidste udlåning af klubhuset og fik en positiv dialog omkring fremtidigt samarbejde. Der planlægges en del orienteringstræninger i nær fremtid.

Andet?

20/6 var repræsentanter for kommunen herude for at bese klubhuset og diskutere mulige forbedringer. Fra klubben deltog HV og Hans Christiansen. Der blev opsat varmepumper for at spare energi. Der er ikke lavet endelig handlingsplan, men følgende blev diskuteret (og handleplan afventes snarest):

Punkterede vinduer vil blive skiftet.

Dæmningen vil blive repareret.

Oprensning af søen blev nævnt.

Nyt køkken. Forskellige løsninger for financiering blev diskuteret og arbejdet planlægges igangsat meget snart. HV er på opgaven med financierngsaftalerne.

Alarmsystem blev diskuteret, men ikke afklaret i første omgang.

En varmtvandsbeholder er udskiftet. Kommunen har betalt udgifterne. Fremover skal større udskiftninger af den karaktér gerne aftales på forhånd.

Nye lamper i stuen er planlagt og menes købt (Erik Knudsen), men er ikke ophængt endnu. Erik kontaktes om dette.

 

Kommunikationsudvalg – noget nyt v. Kell?

Pan post ny chef Zenia Hejlskov Mogensen er gået i gang, og der er godt med stof til næste nummer. KS (gammel mangeårig redaktør) er ind over i starten og hjælper med opstartsfasen overdragelsen af redaktøropgaven.

Emner / form? Blev ikke diskuteret denne gang.

 

Feminaløb

Evalueringsmøde med Femina – 22/8 Møde d. 22/8 med Femina/Aller, hvor samarbejdet med Pan 2013-2015 er på dagsordenen. Der skal forhandles en ny aftale.

Der har været polemik omkring posepakningen, som er under afklaring.

 

 

 

 

Løbsudvalg

Klubbens B-løb i Ørnbjerg Mølle 23/9-2012

Status. Det går planmæssigt. Baner færdige, manilamærker set af banekontrollanten. Kort årstidsrevideres 15/8. Sættes herefter op af Frank Linde. Print på vandfast papir. Parkering, stævneplads og start fastlagt. Det går godt med hjælperrekruttering, men der er fortsat brug for folk til at hjælpe (kontakt Bent Nielsen!).

Klubbens DM i mellemdistanceorientering i Thorsø / Rustrup Bakker (ved Silkeborg) 24/8-2013

Status på tilladelser. På plads.

Status på kort Tegnes færdigt i nær fremtid af Steen Frandsen, Viborg OK. Der arbejdes med stævneplads.

Klubbens store 3-dages arrangement Påskeløbet 2015 Der arbejdes på at få et bud på terræner i løbet af efteråret. En gruppe bestående af EN, Frank Linde, Bent Nielsen, Flemming Nørgaard, Hanne Møller Andersen.

 

UU og Børne træning

Børnetræning Der overvejes opdeling af børne- og ungdomstræning p.g.a. pladsmangel. Det er jo fantastisk positivt, men der er også tæt i klubhuset om mandagen. Der overvejes også et koncept med ”de store hjælper de små”. Kenneth Skaug tager diskussionen med ungdomsudvalget i første omgang og melder tilbage til bestyrelsen med forslag om omlægninger.

SFO orientering / eftermiddags træning m. forældre! Det vil blive kørt i efteråret i SFO’erne i Beder og Skaade. Der overvejes udvidelse til Kragelund og Holme, men vi skal også have plads i klubhuset til at modtage børnene efterfølgende.

Skovcup – Østjylland – evaluering v. Ebbe. Serie på tre gode træningsløb for ungdomsløberne i Pan, Silkeborg og 1900. Deltagelsen var ikke overvældende sidst, og måske var tidspunktet ikke optimalt. Vil ikke blive gentaget i første omgang i samme form.

 

Økonomi

Hans – bemærkninger? Ikke noget specielt at bemærke. 

Sponsor klub igen? – Femina ned? – noget andet op – rettidig omhu? Vendt kort – ikke noget at bemærke.

Løbskonto – O-service Bent Nielsen har overtaget funktionen. Der er lidt usikkerhed omkring tilskuddene til ungdomsaktiviteter. Ungdomsudvalget anmodes om at overveje om det er som det bør være.

 

Eventuelt

Klubtur til Divisionsfinale  Torben Utzon og EN arbejder på at leje en hytte. Konceptet bliver nok transport i private biler + evt. enkelte lejebiler. Der slås på tromme for at medlemmerne bakker op om divisionsmatchen 2/9, så vi kan kvalificere os til finalen!

PAN træningsløb – form….Der kommer ikke mange til fællestræning og træningsløb. Spørgsmålet hvad skal vi tilbyde og til hvem skal vendes af en lille gruppe, som nedsættes snarest. Vi afventer udspil fra ungdomsudvalget mht børne/ungdomstræningen i første omgang.

Andet

Brev fra Laursens Realskole, adventurelinien. Der forespørges om specialordning (træningskontingent) med indmeldelse af eleverne i OK Pan Århus med forløb i Silistria af størrelsesordenen 10 uger årligt. Som udgangspunkt ser vi positivt på henvendelsen.

Udlån af materiel kan være problematisk. Det tænkes lidt strammere styret via et reservationssystem på den nye hjemmeside. Principielt skal udlån af klubbens materiel jo også allerede nu ske via aftalt om reservation hos klubbens sekretær (Asbjørn Mathiassen).

Næste møde

13/9 kl. 19.30.