2007.03.06

Fremmødte:  

Bestyrelsen: Ebbe Nielsen, Hans Vendelbjerg, Kell Sønnichsen, Kim Rokkjær, Kent Lodberg, Kenneth Skaug.

I øvrigt: Erik Knudsen (sekretær)

 

Pkt. 1 – Info fra formanden

Bjarne Hoffmann er ansat som KC-træner og har meldt sig ind i OK Pan. Eliteidræt Århus vil støtte trænerløn til KC – ikke OK Pan. Henrik Jørgensen forbliver ”ren” klubtræner.

Pan og DOF er enige om at søge midler til KC-administrationen.

Repræsentantskabsmøde - DOFs underskud på WOC bliver på ca. en million kr. Arrangørklubberne kan ikke dække underskuddet.

Silkeborg OKs forslag om kontingenthævelse til dækning af juniorelitens udgifter i forbindelse med JWOC i Australien faldt. OK Pan støttede forslaget.

Feminaløbet - Sponsorpræmier er begyndt at falde på plads. 100 er forhåndstilmeldte.

”Ko-sagen” fra Himmerig-Bærmose – Klubbens forsikring vil dække regningen, men da selvrisikoen er kr. 2000,- er det irrelevant da dette stort set er regningens pålydende.

Kontakt med Århus 1900 - Ebbe er blevet kontaktet med henblik på at koordinere fremtidige aktiviteter og arrangementer. Ebbe tager kontakt tilbage.

Aflønning af trænere mv. i OK Pan - Bent Nielsen vil informere om aflønningsregler for trænere mv. for at vi ikke kommer i konflikt med SKAT. Møde afholdes med de berørte d. 27/3.

Udlejning af Silistria - Klubmedlemmer kan komme og afholde orienteringsarrangementer IKKE fester – der henvises til regler på hjemmesiden. Udlejning/lån sker gennem sekretæren. Udlån/leje af klubbens materiel sker ligeledes gennem sekretæren.

 

Pkt. 2 – Nært forestående opgaver/status

Natugle 28/3 - Stæneleder: Gry Johannsen, Banelægger: Christian Christensen, Banekontrollant: Knud Sørensen, Stævnekontrollant: Kell Sønnichsen, Overdommer: Århus 1900 stiller med en mand.

Feminaløb 13/5 – Styregruppen har styr på det.

Dansk Park Tour/Juniortestløb 25/5 - Der er generelt styr på arrangementet. Flyers udarbejdes og uddeles til Nordjysk 2-dages.

Kr. himmelfartsløb - Skovtilladelse et umiddelbart et problem. Mogens Nielsen arbejder på sagen.

 

Pkt. 3 – Udvalgsbemanding

Udvalgene, som de ser ud i dag:

Eliteudvalget -  Ebbe er trådt tilbage fra udvalget. Ny formand er Bjarke Refslund og medlemmer i udvalget er Signe Søes, Claus Bloch, Torben Utzon og Bjarne Hoffmann.

Træningsudvalget - Kenneth Skaug (formand), René Rokkjær, Jørn Riis, Henrik Jørgensen

Udvalget holder som udgangspunkt fire møder årligt. Kenneth har planer om at udarbejde en udvalgs-koordineret årskalender, så der f.eks. kan søges skovtilladelser en gang årligt.

Skovudvalget - Mogens Nielsen, Frank Linde, Karsten Hinge, John Holm

Arrangementsudvalget - Anne Skaug (forkvinde), Caroline Andreasen, Trine Kristensen, Pia W. Christensen og Christian Overvad

Kortudvalget - Flemming Nørgaard (formand), Frank Linde, Ivan Christensen, Kell Sønnichsen, Kurt Lyndgaard

Ungdomsudvalget – Torben Utzon, Rasmus Oscar, Emil Thorsen. Udvalget mangler at få defineret sine opgaver, bl.a. tur-arrangementer.

Løbsudvalg (sørger bl.a. for stævneorganisation) - John Holm (pt. eneste udvalgsmedlem) ønsker at træde ud. Kell kontakter John med henblik på løsning af udvalgets bemandingsproblemer.

Husudvalg - Ole Iversen, Karsten Hinge. Ebbe kontakter Ole for at få et indblik i udvalgets arbejde.

Med udgangspunkt i visionsprogrammet fra 2002 tages kontakt til udvalgene, for at høre hvilke planer udvalgene har for fremtiden.

Sponsorudvalg – Ebbe kunne tænke sig et sponsorudvalg og initierer selv opstart af et sådan. Der forventes resultater allerede inden næste bestyrelsesmøde.

Rekruttering og fastholdelse (strategi fra 2002) – Kent foreslog et udvalg der kan lave en ”ressoursebank” og varetage uddannelse af klubbens medlemmer, der i princippet kan spænde over alt fra kompas- til korttegningskurser. Der er en tendens til at de samme personer bliver brugt igen og igen. Det er vigtigt for kvaliteten af vores arrangementer at holde så mange ressoursepersoner som muligt ”friske” og aktive.

Vi vil gerne have et højt aktivitetsniveau og mange nye medlemmer. Rekruttering af sidste års nye medlemmer til at hjælpe nye medlemmer ind. Tovholder(e) på rekrutteringsfronten  til at lave oplæg mv. søges. En temaaften med Jesper Lysgaard kunne bruges til inspiration.

Kell: Skov-, kort- og løbsudvalg har mange nært relaterede opgaver. Et tættere samarbejde om nogle af disse kunne være nyttigt.

Kontaktpersoner i bestyrelsen er vigtige for kommunikationen. Bestyrelsen vil fordele rollerne efter at have fået tilbagemeldinger fra udvalgene på næste møde.

Kell: Fællesudvalgsmøder – Var det en idé med tematiserede ”Stormøder”? Kan blive aktuelle når bemanding og struktur falder helt på plads.

 

Pkt. 4 – Projekter i sæson 2007

Klubtur i juni. Sted søges stadig. Det bliver inden for landets grænser.

Pkt. 5 – Projekter længere ude i fremtiden

Djurslandsløbet 2008 eller divisionsmatch i Gjern Bakker – Kell finder dato. Hvad er det for en type løb vi tilbyder? Faciliteter, distancer – stjerner på O-service?. Evt. udvidelse til weekendarrangement så man kan komme langvejs fra på klubtur. Målrettet mod ungdommen måske! Evt. samarbejde med ”Søhøjlandet”. Hvad er der af elitearrangementer i denne weekend?

Kim: Skal vi søge et Påskeløb engang i fremtiden – 2011. Der er erfaringsmæssigt god økonomi i Påskeløbet! God idé, der arbejdes videre med idéen evt. samarbejde med anden klub.

DM Lang i Addit og/eller Løndal 2009 – er det muligt? Hovedvejen i skoven kan ikke krydses! Bestyrelsen havde en diskussion og mulighederne/egnetheden af skovene. Kent gransker banemuligheder til næste bestyrelsesmøde. Århus 1900 har stafetten i Velling/Snabegaard. Ebbe snakker med Flemming Nørgaard om mulighederne i Addit/Løndal.

Midgårdsormen 2010 i Marselisborg/Fløjstrup – Behandles på næste møde.

 

Pkt. 6 - Økonomi

Budget 2007. Der er et underskud på 83.000! Elitens budget kan trimmes. Bent Nielsen laver en ”halvårsbalance” så vi ved hvor vi står i maj eller juni.

Midler: Femina skal trimmes til maximalt overkud. 8000,- er hentet på sponsorater. Fuld tilmelding skal tilstræbes gennem annoncering mv. Kim spurgte om der er lavet et detaljeret budget for Femina-løbet der kan hjælpe med økonomistyringen? Kell svarede at det nu burde være muligt at udarbejde et budget, da mange af udgifterne efter hånden er kendte.

Ebbe: Sponsorklubben skal op og køre igen. Målsætningen er 15 medlemmer. Tovholder nødvendig. To typer sponsorater: Sølv/guld med forskellig adgang til aktiviteter i klubben. En større flerårig sponsor/samarbejdspartner kunne være attraktiv. Bestyrelsen havde en diskussion om hvilke sponsorer vi som klub kan stå inde for. Grundholdningen er at klubben ikke gør sig til dommer over annoncørers moral, men vil tage stilling til eventuelle sager løbende.

Annoncer på kort. – Mål 2007: 5 stk. af 2000 kr. på nye kort.

Kent: Fund raising. O-sprint med SI i forbindelse med Femina-løbet for herrerne. Det er før blevet forsøgt uden success.

Det kan blive nødvendigt at skære i aktivitetsniveauet for at nå målet om en underskudsreduktion til kr. 33.000 for 2007.

 

Hans har for nylig sendt rykkere ud for kontingentopkrævning, der så småt falder på plads. Hans spurgte om der er nogle retningslinier for hvem som kan opnå frikontingent. Det er der ikke, men udgangspunktet er at alle betaler kontingent og evt. støtte sker på anden vis, f.eks. gennem transportstøtte mv.

 

Pkt. 7 - Evt.

Faste poster - Mogens Nielsen arbejder søger info om pæle (pris mv.). Tidshorisonten er 1-2 måneder. Ansvarlig for de faste poster søges til at føre tilsyn og vedligeholde posterne.

 

Næste møde 10.04.2007 kl. 20.00